Hội nghị khách hàng là sự kiện đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, nó được tổ chức với mục đích như cầu nối gắn kết giữa khách hàng với doanh nghiệp. Nhưng để tổ chức được hội nghị khách hàng thành công thì doanh nghiệp sẽ cần phải chuẩn bị rất nhiều vấn đề cùng nhiều thủ tục liên quan. Việc gửi thư mời hội nghị khách hàng cũng là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
AzEvent xin giới thiệu đến quý khách một số cách thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả.
Gửi thư mời trực tiếp đến khách hàng
Hình thức của thư mời hội nghị khách hàng được thiết kế và ghi rõ tên của khách hàng, tên công ty cũng như địa điểm, thời gian tổ chức. Doanh nghiệp có thể gửi thư mời dưới cách thức gửi trực tiếp, bằng cách cử nhân viên gửi thư mời tới nơi làm việc của khách hàng. Hoặc đối với những vị khách mời ở xa có thể gửi thư mời qua đường bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh đến nơi ở của khách hàng.
Cách thức gửi thư mời trực tiếp đế khách hàng sẽ thể hiện được sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng. Qua đây cũng khẳng định được khách hàng đã nhận được thư mời và năm rõ được mọi thông tin về hội nghị để đến tham dự.
Các quy trình tổ chức sự kiện khác:
Gửi thư mời qua các thiết bị điện tử
Tuy cách thức gửi thư mời trực tiếp đến khách hàng thể hiện được sự trân trọng tuyệt đối của doanh nghiệp và khách hàng nắm rõ được thông tin của hội nghị tổ chức. Nhưng cách này lại mất khá nhiều thời gian và tốn kém chi phí vận chuyển thư mời. Để khắc phục nhược điểm này thì các doanh nghiệp có thể thực hiện cách thức gửi thư mời qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di động.
Doanh nghiệp có thể soạn tin nhắn với đầy đủ những nội dung cung cấp thông tin cần thiết về hội nghị và gửi đến tất cả khách hàng thông qua số điện thoại của họ. Ngoài ra, bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty có thể thực hiện việc gọi điện kèm theo tin nhắn đã được gửi trước đó để thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng và chắc chắn được khách hàng đã nhận được thư mời.
Hoặc doanh nghiệp có thể gửi thư mời hội nghị khách hàng qua thư điện tử. Mẫu thư mời của công ty được tải lên và gửi cho khách hàng thông qua email. Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo được thư mời gửi đến khách hàng nhanh chóng và vừa tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.
Gửi thư mời hội nghị khách hàng qua các phương tiện truyền thông
Nếu doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn thì việc gửi thư mời hội nghị thông qua các phương tiện truyền thông như quảng cáo trên tivi, báo chí hay các trang mạng xã hội sẽ rất phù hợp. Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp cùng một lúc có thể tiếp cận được nhiều khách hàng và gửi thư mời đến họ một cách nhanh chóng.
Trên đây là một số cách thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả mà AzEvent muốn gửi tới các doanh nghiệp. Hy vọng doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn cách thức gửi thư mời phù hợp nhất cho mình. Mọi thắc mắc của quý khách hàng về tổ chức hội nghị khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – AzEvent để được giải đáp và tư vấn.
