Tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh sẽ có nhiều khó khăn kể cả đối với những người đã theo nghề lâu năm. Dưới đây là các bước để tổ chức thành công một event ngoại tỉnh.
Bước 1: Tìm địa điểm
Nếu tìm một khách sạn hay trung tâm tổ chức sự kiện nơi thành phố bạn sinh sống thì sẽ rất dễ dàng. Bạn chỉ việc nhấc máy lên và gọi cho bộ phận sale là có được các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, ở ngoại tỉnh thì mọi thứ lại không dễ dàng như vậy. Vì đó là một địa điểm mới hoàn toàn nên bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và cân nhắc. Ngoài ra, nếu nơi bạn đến trình độ dân trí không cao thì có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải thích về các thuật ngữ chuyên ngành khi giao tiếp với đối phương qua điện thoại.
Các quy trình tổ chức sự kiện khác:
Bước 2: Khảo sát
Khi tổ chức event ngoại tỉnh, việc khảo sát địa điểm sẽ mất nhiều thời gian và công sức của bạn. Đến nơi, bạn cần quan tâm đến vị trí địa lí, cơ sở vật chất, các thiết bị tổ chức sự kiện cần thiết, vấn đề an toàn, giá cả… Nếu có đội ngũ cộng tác viên tại đây thì bạn cũng có thể nhờ họ thực hiện hộ khâu này. Khi đó, bạn chỉ cần đưa ra các tiêu chí và yêu cầu họ gửi về các thông tin chính xác là xong.
Bước 3: Vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện
Tùy quy mô của sự kiện mà bạn ấn định ngày ekip lên đường. Trước khi đi, bạn cần rà soát lại tất cả các trang thiết bị cần thiết để đảm bảo không thiếu sót bất kì vật dụng gì. Tránh trường hợp khi đến nơi mới phát hiện quên backdrop ở nhà thì chỉ còn cách khóc ròng vì tại địa điểm không có nhà in để in và cũng không đủ thời gian để quay về kho lấy.
Tùy vào quy mô sự kiện để bạn ước lượng thời gian set-up hợp lý nhất. Thông thường, các hạng mục phải được hoàn thành trước 12 tiếng để tổng duyệt trước khi sự kiện diễn ra chính thức. Đội ngũ kĩ thuật và điều phối sự kiện phải luôn có mặt để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong chương trình.
Bước 5: Thu dọn hiện trường
Kết thúc chương trình, ekip tổ chức cần có trách nhiệm thu dọn dụng cụ và trả lại mặt bằng như trước khi sự kiện diễn ra. Cần chú ý vệ sinh môi trường và không xả rác bừa bãi. Những hành động này tuy nhỏ nhưng giúp công ty tạo được ấn tượng tốt với đối tác.
Trên đây là 5 bước cơ bản khi tổ chức sự kiện ở tỉnh. Tuy còn chưa được chi tiết và đầy đủ nhưng hi vọng với những gì AzEvent cung cấp sẽ giúp các bạn có cái nhìn đa chiều hơn về công việc này.
