Các bước cơ bản khi tổ chức họp báo

Họp báo là sự kiện được tổ chức khi doanh nghiệp muốn công bố cho công chúng một hoặc nhiều tin tức nào đó. Đây là event tưởng chừng như đơn giản nhưng lại cần chuẩn bị hết sức công phu. Sau đây là các bước cơ bản làm nên sự kiện họp báo thành công.

Chuẩn bị nội dung

Thông tin là mục tiêu của khách mời tham gia họp báo. Do đó, việc của ban tổ chức là phải chuẩn bị các thông tin chính xác nhất để thông báo rộng rãi tại sự kiện. Trước đó, các thông cáo báo chí tóm tắt nội dung chính cũng được gửi đến tận tay cho các khách mời.

Chọn địa điểm tổ chức

Trung tâm hội nghị hay phòng họp khách sạn là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp khi tổ chức họp báo. Nguyên nhân là vì không gian tại những nơi này rộng rãi, vị trí dễ tìm lại được xây dựng theo tiêu chuẩn để đáp ứng tốt nghiệp vụ quay phim, phỏng vấn. Ngoài ra, kĩ thuật âm thanh, ánh sáng hay sự an toàn tại các địa điểm nói trên đều vô cùng đảm bảo.

Mời khách

Lựa chọn danh sách phóng viên, kênh truyền thông phải phù hợp với mục tiêu và lĩnh vực mà công ty đang triển khai. Sau khi chốt danh sách khách mời cần tiến hành gửi thông cáo báo chí và thư mời đến từng đối tượng cụ thể. Tỉ lệ khách mời tham dự cao là minh chứng đầu tiên cho thành công của sự kiện.

Lựa chọn MC

MC là nhân vật có vai trò dẫn dắt toàn bộ câu chuyện trong buổi họp báo. Phía MC cũng cần trang bị các kĩ năng cơ bản, đồng thời hiểu về nội dung mà sự kiện truyền đạt. Trong trường hợp xảy ra tranh luận gay gắt giữa khách mời và lãnh đạo thì MC cần khéo léo có định hướng hoặc biết cách xoa dịu tình hình.

Đảm bảo an toàn trong suốt sự kiện

Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kĩ thuật, khâu đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đế chất lượng sự kiện.

Trên đây là những nội dung cơ bản cần chuẩn bị trong buổi họp báo mà AzEvent đảm nhận. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã góp phần tổ chức nhiều chương trình họp báo thành công. Công ty cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Công ty TNHH Truyền thông và Tổ chức sự kiện Số 1
• Địa chỉ: Chung cư C37 Bắc Hà Tower, 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Hotline: 09123.86968 – 0904.696.889
• Website: AzEvent.vn