Khai trương là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, là sự kiện để doanh nghiệp quảng bá, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến mọi người. Và để có một sự kiện thành công thì cần phải có một kế hoạch cụ thể. Vậy kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp như thế nào là đầy đủ, như thế nào là chi tiết? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Xác định mục tiêu cần đạt được trong sự kiện
Đối tượng hướng tới trong sự kiện khai trương là ai?
Khi xác định mục tiêu nghĩa là phải xác định được đối tượng mà các doanh nghiệp, công ty muốn hướng đến là ai thông qua việc tổ chức sự kiện khai trương. Quy trình xác định đối tượng của doanh nghiệp cần nêu rõ và chi tiết từng nhóm khách hàng về độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ để từ đó đưa ra một số phương pháp tiếp cận phù hợp với từng đối tượng giúp buổi lễ được nhiều người biết đến nhất.
Thông điệp truyền tải trong sự kiện khai trương là gì?
Thông điệp truyền tải trong sự kiện khai trương thuộc về mặt ý nghĩa và nội dung của buổi lễ vì vậy cần phải chú trọng để lên được một kế hoạch hoàn hảo nhất.
Ngoài ra thông điệp mà doanh nghiệp truyền tải đến mọi người phải thật đơn giản và dễ hiểu để mọi người có thể hiểu được tất cả các đối tượng mục tiêu và thông điệp đó truyền tải một cách rõ nhất về các vấn đề trong sự kiện.
Xem thêm cách Tổ chức khai trương – khánh thành
Phải khảo sát được địa điểm tổ chức lễ khai trương
Không gian tổ chức sự kiện khai trương
Không gian tổ chức lễ khai trương được xem là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện khai trương. Đây còn được xem là yếu tố để mọi người đánh giá được quy mô tổ chức của sự kiện và giúp dự án được xây dựng một cách chính xác nhất.
Thế nhưng không vì thế mà không gian tổ chức sự kiện phải là những không gian rộng lớn mà nó phụ thuộc vào nhu cầu cũng như chi phí của doanh nghiệp bỏ ra cho sự kiện đó. Không gian tổ chức sự kiện cũng cần đảm bảo yếu tố thoải mái và thoáng đãng để tạo cho khách mời sự thoải nhất.
Điều kiện cơ sở của đơn vị tổ chức khai trương
Yếu tố này cần được khảo sát, kiểm tra và đánh giá một cách tỉ mỉ trước khi ký hợp đồng sự kiện. Hai bên nên dựa trên điều kiện cơ sở để thống nhất một mức giá chung và các quy định, cam kết hợp tình hợp lý trong hợp đồng mang đến lợi ích cho cả hai bên.
Lựa chọn ngày diễn ra sự kiện khai trương
Bên cạnh địa điểm, không gian tổ chức sự kiện khai trương thì yếu tố thời gian, ngày tổ chức lễ khai trương cũng là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm. Doanh nghiệp phải chọn được thời gian tổ chức sự kiện thu hút sự chú ý cũng như sự tham gia của khách mời.
Để làm tốt được điều đó thì doanh nghiệp có thể lựa chọn cách công ty dịch vụ về phong thuỷ để họ có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn được ngày, giờ chính xác nhất và phù hợp nhất đối với doanh nghiệp tránh được những ngày xấu, ngày kiêng kỵ giúp cho sự kiện của doanh nghiệp được diễn ra thành công nhất.
Gửi thiệp mời đến khách mời và công bố thông tin lễ khai trương
Doanh nghiệp tiến hành gửi thiệp mời khai trương đến các khách mời, những đối tượng tham gia sự kiện. Doanh nghiệp có thể trực tiếp đến địa chỉ của cá nhân hoặc tập thể đó, hoặc gửi bằng thư điện tử theo form mẫu sẵn sẽ tiết kiệm được thời gian.
Ngoài ra việc công khai thông tin buổi lễ doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua một số phương tiện truyền thông phổ biến như báo chí, internet, tivi… hoặc mời các phóng viên, đưa tin lên các trang mạng xã hội để thu hút sự chú ý của mọi người.
Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương của doanh nghiệp
Thông thường thì một sự kiện khai trương sẽ được diễn ra theo các bước cụ thể như:
- Chủ doanh nghiệp tiến hành nghi thức cúng khai trương.
- Đón đại biểu, khách mời tham gia sự kiện.
- Giới thiệu về doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương và những sản phẩm, dịch vụ của họ.
- Giới thiệu sơ qua về đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp.
- Bài phát biểu của doanh nghiệp và của khách mời.
- Cắt băng khánh thành khai trương sự kiện.
- Nếu doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức lễ khai trương kết hợp với tiệc ăn uống thì sẽ đến phần này.
- Cuối cùng là lời cảm ơn của doanh nghiệp gửi đến khách mời và các đại biểu của doanh nghiệp.
Giám sát sự kiện khai trương của doanh nghiệp
Trong quá trình tổ chức lễ khai trương của doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên lựa chọn một đội ngũ nhân viên chuyên giám sát và kiểm tra các hoạt động của sự kiện. Bởi thông qua việc giám sát đó sẽ giúp buổi lễ khai trương được diễn ra đúng theo kế hoạch, theo kịch bản mà ban tổ chức đã lên kế hoạch từ ban đầu.
Ngoài ra việc có đội ngũ giám sát sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những rủi ro bất ngờ để có phương án phòng tránh cũng như xử lý những rủi ro đó.
Bài viết trên là kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương mà Công ty sự kiện AzEvent chia sẻ cho các doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp có một sự kiện độc đáo, ý nghĩa và thực hiện theo đúng như kế hoạch đã định trước. Bên cạnh đó AzEvent còn cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp với mức giá rất ưu đãi. Vì thế hãy liên hệ với chúng tôi khi có nhu cầu nhé!
