Year End Party là sự kiện có tầm vóc lớn và được tổ chức thường niên vào cuối năm của mỗi doanh nghiệp với sự tham gia của toàn thể nhân viên và các đối tác, khách hàng của doanh nghiệp. Vì thế mà khi tổ chức sự kiện cần có sự đầu tư về nội dung và chi phí thực hiện. Vậy làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng và chất lượng nhưng vẫn đảm bảo về kinh phí? Theo dõi bài viết về những lưu ý khi tổ chức Year End Party tiết kiệm chi phí dưới đây của AzEvent nhé!
Lên menu các món ăn hợp lý
Hiện nay hầu hết các bữa tiệc Year End Party đều được tổ chức kết hợp tiệc ăn uống sau khi nội dung chính của bữa tiệc kết thúc. Vì thế mà đối với sự kiện này doanh nghiệp cần có sự tính toán và lên kế hoạch thật cụ thể và kỹ lưỡng.
Doanh nghiệp phải thống kê được số khách tham dự bữa tiệc là bao nhiêu, xác định được thực đơn, menu chính của bữa tiệc là gì để làm bước đệm chuẩn bị cho một sự kiện hoàn hảo và hoành tráng nhất.
Cách tốt nhất và được xem là hiệu quả nhất khi lên thực đơn các món ăn cho bữa tiệc này là doanh nghiệp nên xây dựng menu các món ăn với nhà hàng cung cấp từ trước. Việc làm này sẽ giúp bữa tiệc duy trì được chất lượng tối ưu mà kinh phí sử dụng được cân đối hợp lý, tránh việc lãng phí không cần thiết.
Xem thêm bài viết Tổ chức Year And Party:
Xây dựng đội ngũ tình nguyện viên
Để tiết kiệm chi phí cho sự kiện thì việc làm giảm bớt nguồn nhân lực là một trong những giải pháp rất hiệu quả và hợp lý – được xem là điều cần lưu ý khi tổ chức Year End Party rất hữu hiệu.
Doanh nghiệp nên sử dụng và vận động các nhân viên trong đơn vị để cùng nhau hỗ trợ, tham gia thực hiện những công tác chuẩn bị sự kiện cùng với đội ngũ kỹ thuật của ban tổ chức sự kiện.
Ngoài ra việc xây dựng một đội ngũ tình nguyện viên, cộng tác viên còn giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc phải thuê thêm nhân sự phục vụ cho sự kiện từ bên ngoài. Nhờ đó mà giúp giảm bớt đi kinh phí cần bỏ ra trong quá trình thực hiện sự kiện.
Kiểm tra, giám sát chi phí tổ chức Year End Party
Để có một sự kiện thành công và tiết kiệm tối đa chi phí thì việc dự toán ngân sách chi tiêu cho sự kiện là yếu tố cần thiết nhưng phải là đủ mà nó không chỉ là vấn đề cần lưu ý khi tổ chức Year End Party mà nó còn quan trọng với tất cả các sự kiện khác. Vì thế doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, giám sát thật kỹ lưỡng trong quá trình triển khai và thực hiện sự kiện.
Để làm tốt điều đó thì doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện tốt những vấn đề như:
- Đảm bảo việc chi tiêu hợp lý, cân đối với dự tính ban đầu mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Hạn chế tình trạng rút lõi, ăn bớt ngân sách của một số đối tượng quản lý trực tiếp số tiền chi tiêu cho sự kiện.
- Doanh nghiệp cần phải nắm bắt khả năng cân đối dự toán ban đầu về chi phí so với thực tế thực hiện cho sự kiện.
- Trong trường hợp có sự thiếu hụt về kinh phí thì doanh nghiệp phải đưa ra giải pháp dự phòng để đảm bảo sự kiện Year End Party được diễn ra hoàn hảo và tốt nhất.
Tổ chức sự kiện Year End Party theo đúng tiến độ và quy trình
Là bữa tiệc được tổ chức cuối năm trước dịp nghỉ lễ vì thế mà Year End Party khi tổ chức cần phải được tính toàn phù hợp để tất cả những thành viên trong doanh nghiệp có thể tham gia đầy đủ mà không ảnh hưởng đến công việc hiện tại nào của họ.
Vì thế doanh nghiệp hãy lưu ý khi tổ chức Year End Party cần phải lên kế hoạch và xác định thời gian triển khai, thời gian hoàn tất thật cụ thể và chính xác để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt nhất. Trong quy trình tổ chức Year End Party cần phải có sự giám sát và đảm bảo chất lượng ở các công đoạn mà vẫn đáp ứng tiến độ để tránh tình trạng thời gian chuẩn bị quá ít hoặc không theo dõi quá trình triển khai diễn đến chất lượng sự kiện bị giảm.
Bài viết là một số những lưu ý khi tổ chức Year End Party tiết kiệm chi phí nhất mà AzEvent muốn chia sẻ cho doanh nghiệp giúp mang đến một sự kiện thành công nhất. Hãy liên hệ với AzEvent ngay nếu cần hỗ trợ và khi gặp những thắc mắc trong quá trình thực hiện tổ chức sự kiện nhé!
