Không phải sự kiện nào khi tổ chức cũng đều mang đến kết quả mong đợi mà mỗi sự kiện đều tiềm ẩn những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Và sự kiện tất niên cuối năm của doanh nghiệp cũng thế chỉ với một sai lầm khi tổ chức Year End Party sẽ khiến sự kiện trở nên không còn chuyên nghiệp – bởi đây là sự kiện có mặt của toàn nhân viên và những khách mời, đối tác quan trọng của doanh nghiệp.
Để doanh nghiệp có thể làm chủ được tình thế và giữ ổn định nhân sự trong suốt sự kiện thì kịch bản Year End Party cần phải đề cập cũng như tránh 4 sai lầm khi tổ chức Year End Party mà chúng tôi chia sẻ dưới đây.
Đừng để khách mời phải chờ đợi
Điểm trung tâm của bất cứ một kiện nào đó chính là những khách mời của sự kiện đó. Hầu hết mọi kế hoạch, kịch bản, setup hội trường, thực đơn,… đều hướng đến khách mời để giúp họ được thoải mái và có ấn tượng tốt về sự kiện mà họ tham dự.
Một bữa tiệc Year End Party cũng thế. Việc ban tổ chức, những người tổ chức ra sự kiện và bộ mặt của doanh nghiệp đến sau khiến cho khách mời phải chờ đợi chắc chắn sẽ làm mất thiện cảm và để lại những dấu ấn xấu về phong cách làm việc của doanh nghiệp không được chuyên nghiệp và thiếu sự tôn trọng.
Xem thêm bài viết Tổ chức Year And Party:
Chính vì thế doanh nghiệp phải tính toán chính xác thời gian để ban tổ chức đến trước để tiếp đón khách mời giúp cho bữa tiệc được tiến hành một cách trơn tru cả về hình thức và nội dung. Để từ đó làm đẹp thêm hình ảnh, hình tượng của doanh nghiệp.
Còn với những người nổi tiếng, diễn viên, influencer nếu có sự cố không thể đến đúng giờ thì cần phải liên hệ với ban tổ chức sự kiện để thay đổi lịch trình và gửi lời xin lỗi chân thành đến những khách mời và toàn thể nhân viên trong sự kiện Year End Party cuối năm.
Bỏ qua những món ăn quá cầu kỳ, tốn nhiều thời gian, chi phí
Là một bữa tiệc tất niên cuối năm chắc chắn mọi người sẽ không muốn đang ăn phải dừng lại chờ đợi những món ăn tiếp theo hay những món ăn quá cầu kỳ cũng chưa chắc đã hợp với khẩu vị của tất cả mọi người.
Chính vì thế mà lời khuyên chân thành nhất cho các doanh nghiệp khi tổ chức Year End Party đó là nên xây dựng thực đơn tiệc Year End Party theo thực đơn truyền thống và thật đơn giản nhưng vẫn đảm bảo yếu tố ngon, đầy đủ. Bởi khách mời sẽ đánh giá về chất lượng hơn là độ cầu kỳ của món ăn.
Ngoài ra trong văn hóa ăn uống của người Việt Nam thì mọi người đều rất coi trọng sự đầy đủ và trọn vẹn nên sự thiếu sót trong bữa ăn chính sẽ là một điểm trừ khó có thể bỏ qua trong lòng khách mời đến sự kiện Year End Party của doanh nghiệp.
Tránh việc sử dụng quá nhiều rượu bia
Một bữa tiệc ăn uống như Year End Party chắc chắn sẽ không thể bỏ qua đồ uống và đặc biệt hơn là vào dịp cuối năm mọi người lại càng có suy nghĩ phóng khoáng, tâm lý thoải mái nên mọi người sẽ uống nhiều hơn những bữa tiệc khác.
Khi có một chút men trong người thì con người thường rất dễ bộc bạch rất nhiều tâm sự của mình. Thế nhưng uống quá nhiều rượu lại là điều không tốt bởi nó có thể xảy ra những tình huống vượt qua sự kiểm soát của họ như quá khích, mất kiểm soát bản thân và thậm chí là làm hỏng các hạng mục của sự kiện Year End Party.
Chắc chắn doanh nghiệp sẽ không muốn bữa tiệc của mình trở nên hỗn độn và để lại hình ảnh không tốt đến khách mời. Vì thế để hạn chế tối đa tác hại đó thì doanh nghiệp khi lựa chọn đồ uống hãy kiểm soát lượng đồ uống trong mỗi bàn ăn và có sự bao quát tình trạng của khách mời để có những biện pháp ứng phó kịp thời.
Đừng chọn phải ngày tổ chức không phù hợp
Thông thường tổ chức Year End Party sẽ vào tháng 11 và tháng 12 dương lịch – là sự kiện tạo không khí và cơ hội cho toàn thể nhân viên vui chơi, giải trí sau một năm làm việc vất vả. Để đáp ứng sự kiện này thì việc lựa chọn ngày tổ chức Year End Party cũng rất quan trọng.
Bởi thông qua việc chọn ngày sẽ đảm bảo được số lượng người đến tham dự và đảm bảo được năng suất của công tác chuẩn bị và diễn ra sau đó. Vì thế tiệc cuối năm Year End Party nên được tổ chức vào buổi tối cuối tuần thứ 6 hoặc thứ 7 – thời gian mọi người ít vướng công và cũng có những ngày nghỉ sau đó không làm ảnh hưởng đến công việc.
Qua bài viết chắc chắn doanh nghiệp đã nắm được những sai lầm khi tổ chức Year End Party mà doanh nghiệp cần phải tránh. Hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp có một sự kiện hoàn chỉnh nhất và thành công nhất.
