Tổ chức sự kiện ngoài việc thông tin tới công chúng còn có một chức năng quan trọng khác đó chính là quảng cáo cho sản phẩm và thương hiệu. Tùy theo quy mô của sự kiện mà bạn có thể dành thời gian chuẩn bị ngắn hay dài. Tuy nhiên, dưới đây là 7 việc làm bạn cần soát lại trước khi một sự kiện diễn ra chính thức.
Rà soát lại tiến độ công việc
Việc này sẽ giúp bạn biết được tiến độ các công việc phục vụ sự kiện. Thông thường, mỗi hạng mục sẽ có một người phụ trách chính như: bộ phận kĩ thuật, bộ phần thiết kế, bộ phận hậu cần, bộ phần truyền thông… Người điều phối sự kiện có thể liên hệ với các trưởng nhóm để nắm được tiến trình công việc một cách nhanh nhất. Nếu có bộ phận nào chưa hoàn thành công việc được giao thì cần tiến hành đốc thúc và hỗ trợ để không ảnh hưởng đến lịch trình chung của chương trình.
Các quy trình tổ chức sự kiện khác:
Kiểm tra các thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính là giấy tờ pháp lý quan trọng. Khi chưa được cấp phép thì sự kiện sẽ không được diễn ra. Vì thế cho nên công việc xin giấy phép cần phải làm trước tiên và luôn luôn kiểm tra để biết rõ tiến độ công việc.
Một số giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện như:
- Giấy phép tiến hành sự kiện đối với các sự kiện quy mô như: diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao…
- Giấy phép về an toàn, vệ sinh môi trường, đảm bảo an ninh.
- Giấy phép liên quan đến việc treo băng rôn, quảng cáo,…
- Nhiều sự kiện còn phải duyệt trước phần nội dung nên ban tổ chức cũng nên lưu ý
Check list Khách mời trong sự kiện
Khách mời của sự kiện là thành phần quan trọng làm nên thành công cho chương trình. Họ có thể là đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm, là đối tác, khách hàng của doanh nghiệp hay những người lãnh đạo địa phương…
Trước sự kiện, ban tổ chức nên rà soát lại công tác gửi thiệp mời cho khách. Kiểm tra xem số lượng khách mời nhận lời tham gia là bao nhiêu, tất cả khách mời đều đã nhận được thiệp hay chưa và mọi công tác phục vụ khách mời có đầy đủ chu đáo hay không…
Kiểm tra lại địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức cần được thuê và khảo sát từ sớm. Tuy nhiên, đến sát ngày diễn ra sự kiện thì bạn nên kiểm tra lại một lần cuối để tránh sai sót. Các hạng mục nên lưu ý như: tình trạng giao thông, cổng chào, bàn tiếp khách, khu vực tổ chức sự kiện, hệ thống âm thanh, ánh sáng, lối thoát hiểm…
Cũng có một số trường hợp vì sai sót của bộ phận lễ tân mà dù bạn đã kí hợp đồng thuê phòng, tuy nhiên, phòng vẫn được kí cho một bên khác. Hoặc trường hợp có nhiều sự kiện diễn ra cùng ngày với bạn nên bãi đổ xe quá tải. Người điều phối sự kiện phải nắm được những diễn biến này để điều chỉnh cho phù hợp nhất.
Kiểm tra nhân sự phục vụ sự kiện
Nhân sự phục vụ cho sự kiện ngoài những người làm công tác tổ chức còn một bộ phận khác đó chính là những người tham gia trực tiếp trong sự kiện như: vũ công, MC, PG… Bộ phận nhân sự này được thuê từ bên ngoài vào. Vì vậy, ngoài việc tìm đơn vị cung cấp uy tín thì bạn cũng cần check lại thường xuyên để nắm được các thay đổi nếu có.
Kiểm tra lại công tác hậu cần phục vụ sự kiện
Công tác hậu cần phục vụ trong mỗi sự kiện cần phải kiểm tra thường xuyên và không được phép coi nhẹ dù đó không phải là những hạng mục chính. Công việc hậu cần bao gồm: công tác đón tiếp khách mời sự kiện, công tác chuẩn bị phương tiện đưa đón khách mời, công tác phục vụ khách mời, kiểm tra thực đơn trong các bữa tiệc chính, cung cấp các dịch vụ khác mà khách mời yêu cầu.
Rà soát lại nội dung sự kiện
Ngoài những việc kể trên thì nội dung chính sẽ diễn ra trong sự kiện cũng là điều bạn cần lưu tâm. Ở nhiều sự kiện thì nội dung này là do bên đối tác chuẩn bị. Tuy nhiên, là người điều phối thì bạn cũng cần nắm rõ các nội dung để biết khi nào cần trình chiếu slide và khớp âm thanh, ánh sáng cho phù hợp nhất.
Những quà tặng đi kèm cho khách mời hay các tài liệu bổ trợ cũng nên kiểm tra kĩ về số lượng và chất lượng in ấn. Đối với các sự kiện mở cửa tự do và không thu phí thì nên chuẩn bị số lượng quà dự phòng vì có thể số lượng khách mời sẽ đến đông hơn so với dự tính ban đầu.
Công tác rà soát trước sự kiện giúp bạn làm chủ tình hình và tránh được các tình huống đáng tiếc có thể xảy ra. Trên đây là 7 hạng mục hết sức quan trọng mà bạn tuyệt đối không được bỏ qua. Chúc bạn luôn thuận buồm xuôi gió với công tác tổ chức sự kiện.
Gọi ngay
