Để đánh dấu sự hoạt động của một công ty, doanh nghiệp, cửa hàng,… thì sự kiện khai trương là điều rất quan trọng – là sự kiện để công bố với đối tác, khách hàng về sự hoạt động. Vậy quy trình tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp được thực hiện như thế nào để tạo được sự yên tâm cho chủ doanh nghiệp mà vẫn có thể tiếp cận được khách hàng tiềm năng? AzEvent sẽ giải đáp thắc mắc đó qua bài viết dưới đây.
Chi tiết quy trình tổ chức lễ khai trương
Xác định thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải
Một doanh nghiệp ra đời và có mặt trên thị trường là sự góp mặt của cả một ekip cũng như tâm huyết của người chủ doanh nghiệp đó. Chính vì thế mà khi khai trương doanh nghiệp có rất nhiều những thông điệp muốn truyền tải để cho khách hàng của mình.
Bước đầu tiên trong việc truyền tải đó doanh nghiệp cần xác định được một thông điệp cốt lõi bao trùm lên cả sứ mệnh mà doanh nghiệp đặt ra để mang đến hiệu quả truyền thông mạnh mẽ nhất. Vì thế mà xác định thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức lễ khai trương.
Xem thêm cách Tổ chức khai trương – khánh thành
Lên ý tưởng và hình thức tổ chức cho lễ khai trương
Để chào mừng sự ra đời của doanh nghiệp thì trong buổi lễ tổ chức khai trương doanh nghiệp nào cũng đều có rất nhiều những ý tưởng để tổ chức cho sự kiện cũng như mong muốn một sự kiện có hình thức thực sự độc đáo và thu hút.
Thông qua những ý kiến đó của doanh nghiệp thì những công ty tổ chức sự kiện sẽ lập ra kế hoạch cũng như chương trình cho tiết để giúp thực hiện hóa những ý tưởng mà vẫn dung hòa được yếu tố kinh phí cho doanh nghiệp.
Báo giá những hạng mục của lễ khai trương
Khi công ty tổ chức sự kiện báo giá chi tiết lễ khai trương gồm những hạng mục nào thì doanh nghiệp sẽ có những dự trù về kinh phí tổ chức. Từ nhân sự, thuê bàn ghế , hệ thống âm thanh, ánh sáng, thuê địa điểm tổ chức, mâm cúng,…
Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan nhất để đưa ra một khoản chi tiêu hợp lý nhất và đồng thời thông qua bảng báo giá sẽ giúp doanh nghiệp có thể cắt bớt được một số chi tiêu không quan trọng.
Chuẩn bị trang trí trước buổi lễ khai trương
Sau khi đã hoàn tất bước lên kịch bản cho lễ khai trương thì khâu tiếp theo cần thực hiện đó là trang trí chuẩn bị dưới sự giám sát chặt chẽ của đội ngũ nhân viên sự kiện chuyên nghiệp.
Đầu tiên không gian trang trí sẽ được khảo sát trước, xác định được điểm đặt để tạo nên một không gian hài hòa và phù hợp với chủ đề của lễ khai trương của doanh nghiệp. Ngoài ra thông qua việc khảo sát đó còn giúp doanh nghiệp phòng ngừa được những rủi ro có thể xảy ra khi diễn ra sự kiện.
Hỗ trợ công việc vận hành lễ khai trương
Với một sự kiện quan trọng thì không được lơ là bất cứ một khâu nào và việc vận hành cũng thế công việc này cần những người có chuyên môn và nắm bắt được tổng thể của buổi lễ để đảm bảo buổi lễ được diễn ra trơn tru và hạn chế được những rủi ro có thể lường trước được.
Với sự kết hợp của đội ngũ chuyên viên điều hành nhiều năm kinh nghiệm với các MC, ca sĩ khách mời được doanh nghiệp tuyển chọn kỹ lưỡng sẽ mang đến một sự kiện hoành tráng và khó quên nhất cho doanh nghiệp.
Dọn dẹp và kết thúc chương trình
Khi kết thúc buổi lễ thì doanh nghiệp phải trả lại cho địa điểm tổ chức vẻ vốn có của nó và đây được xem là thời điểm để mọi người cùng nhau nhìn lại những điều mà doanh nghiệp đã và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho những sự kiện khác. Và đồng thời cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát được sự hiệu quả của sự kiện vừa diễn ra là bao nhiêu phần trăm.
Điều cần lưu ý về quy trình tổ chức lễ khai trương
Cần phải có thỏa thuận kỹ càng về chi phí
Bản báo giá mà công ty tổ chức sự kiện cung cấp cho doanh nghiệp sẽ là nền tảng để doanh nghiệp xác định chi phí cho sự kiện lễ khai trương. Tuy nhiên việc thỏa thuận giá cả phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp sẽ giúp ban tổ chức có thể hiểu rõ được toàn bộ sự kiện và có những thay đổi kịp thời để lễ khai trương được thực hiện suôn sẻ nhất.
Không được thay đổi kế hoạch quá nhiều lần
Việc doanh nghiệp thay đổi quá nhiều lần kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương sẽ khiến lãng phí nhân lực và chi phí mà không đáp ứng được mặt thời gian khiến cho sự kiện diễn ra không được trọn vẹn. Vì vậy doanh nghiệp cần phải chốt được kế hoạch lễ khai trương ngay từ đầu để làm cơ sở cho những công việc phía sau được thuận lợi nhất.
Không được thay đổi nhân sự tổ chức chương trình
Thông thường thì sự kiện khai trương của doanh nghiệp cần ít nhất 1-2 tháng để chuẩn bị và cần được một đội nhân sự theo dõi quá trình từ đầu đến cuối. Vì mọi người đã làm quen với công việc của mình và phối hợp nhịp nhàng với nhau nên việc thay đổi nhân sự đột ngột sẽ tạo nên sự xáo trộn và giảm đi hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Bài viết trên là tổng hợp từ A đến Z quy trình tổ chức lễ khai trương mà AzEvent muốn chia sẻ để giúp doanh nghiệp có một sự kiện khai trương suôn sẻ và thành công nhất. Nếu trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương doanh nghiệp có gặp bất cứ vấn đề gì thắc mắc hay cần hỗ trợ thì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự giúp đỡ tận tình nhất nhé!
