Sự kiện khai trương giúp doanh nghiệp công bố với mọi người về việc một địa điểm mới chính thức đi vào hoạt động. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để công ty quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến với đối tác và khách hàng. Để tổ chức sự kiện khai trương thành công cần có sự chung tay của một ekip. Sau đây là những bước đơn giản giúp bạn tổ chức thành công sự kiện này.
Lên ý tưởng và dự trù ngân sách:
Để có thể lên ý tưởng cho lễ khai trương, các agency phải trực tiếp làm việc với doanh nghiệp và hiểu được mong muốn của họ. Dựa trên những gợi ý đó mà phía công ty tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch cụ thể về hình thức tổ chức, quy mô tổ chức, thực đơn bữa tiệc, các vật dụng sử dụng cho sự kiện…
Ngân sách cho sự kiện phải được hoạch định chi tiết ngay từ đầu và khớp với những diễn biến trong thực tế. Làm nghề tổ chức sự kiện, cần tránh tuyệt đối việc để ngân sách đội lên quá cao. Khi đó quá trình làm việc lại với khách hàng sẽ rất khó khăn do họ đã chốt phương án tổ chức trước đó.
Các quy trình tổ chức sự kiện khác:Lập kế hoạch sự kiện:
Một sự kiện thông thường mất từ 1 đến 2 tháng để hoàn thành. Vì vậy, bạn cần lập kế hoạch chi tiết để tiến hành các hạng mục như: thiếp kế backdrop, thiết kế thiệp mời, in ấn, khảo sát địa điểm, gửi thư mời cho khách hàng… Trong danh sách cũng cần chỉ định rõ người thực hiện và đừng quên kiểm tra tiền độ của các bộ phận được giao.
Xác định đối tượng khách hàng:
Không chỉ các đối tác đang hợp tác trực tiếp mà những khách hàng tiềm năng cũng là mục tiêu chính của các doanh nghiệp. Sự kiện khai trương là cơ hội tốt để quảng bá thương hiệu, hình ảnh của công ty. Vì vậy, hãy truyền thông thật tốt trước, trong và sau sự kiện để tạo sự lan tỏa. Làm việc này tốt, không chỉ doanh nghiệp được lợi mà danh tiếng của Agency cũng được nâng lên đáng kể.
Chỉn chu trong khâu tổ chức:
Sau khi hoàn thành các bước trên thì khâu quan trọng cuối cùng đó là tiến hành tổ chức lễ khai trương thật chỉn chu và chất lượng. Việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ từ khâu đón khách, tiệc trà cho đến các nội dung chính sẽ diễn ra trong chương trình như cắt băng khai trương, lãnh đạo phát biểu…
Hãy để doanh nghiệp cảm nhận rằng họ đang lựa chọn agency phù hợp và sự kiện được tổ chức hoàn toàn xứng đáng với ngân sách mà doanh nghiệp bỏ ra.
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều kĩ năng và công sức của cả ekip. Vì thế, việc lập ra một lịch trình công việc chi tiết sẽ giúp kiểm soát được khối lượng công việc tốt hơn. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn đo lường được hiệu quả tổ chức cũng như mức độ hài lòng của khách hàng đối với sự kiện.
Nếu bạn cần tổ chức sự kiện khai trương, đừng ngần ngại liên hệ ngay với AzEvent để được trợ giúp.
Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn và giải đáp.
