Vào những dịp cuối năm, đó là thời điểm các sự kiện Gala Dinner được tất bật tổ chức. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể cùng các vị khách mời nhìn lại thành tích đạt được và đề ra các mục tiêu mới cho những năm tiếp theo. Sự kiện mang ý nghĩa sâu sắc nên đòi hỏi quy mô tổ chức và quá trình tổ chức được chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau đây, AzEvent sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner cho các doanh nghiệp thành công và hiệu quả nhất.
Chú ý đến khâu kỹ thuật
Hệ thống âm thanh – ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng là những trợ thủ đắc lực cho mọi sân khấu Gala Dinner. Công việc bố trí các thiết bị âm thanh, ánh sáng cần phải được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tiếng. Sự chuẩn bị trước này sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, kịp thời ứng biến được các sự cố xảy ra trước khi sự kiện bắt đầu.
Tuy nhiên, để chuẩn bị tốt được khâu này thì yêu cầu ban tổ chức sự kiện cần bố trí nhân lực hợp lý và đầy đủ để thuận tiện cho việc phối hợp thống nhất và hiệu quả.
Xem thêm bài viết về Tổ chức tiệc cuối năm Gala Dinner:
Kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt
Sự kiện Gala Dinner thường được diễn ra mỗi năm một lần nên để tránh tạo sự nhàm chán cho các vị khách mời thì việc xây kịch bản mới mẻ là hết sức cần thiết. Lên ý tưởng càng độc đáo và mới lạ sẽ tạo được điểm nhấn đặc biệt và sự thiện cảm cho khách mời tham dự.
Đảm bảo chương trình diễn ra đồng thể
Sự phối hợp ăn ý của các bộ phận
Yếu tố quyết định nên sự thành công của một sự kiện đó là con người. Thực tế cho thấy, trong các sự kiện, con người luôn xuất hiện và ảnh hưởng xuyên suốt từ đầu tới cuối chương trình. Vì vậy, ban tổ chức sự kiện nên chú ý lựa chọn các nhân viên nhanh nhẹn, có kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner để từ đó phân chia nhiệm vụ phù hợp cho các bộ phận một cách chi tiết, rõ ràng.
Ví dụ, phân chia nhiệm vụ cho các bộ phận như bộ phận sân khấu, bộ phận an ninh, bộ phận lễ tân. Công việc phân công này sẽ giúp cho chương trình được diễn ra một cách liền mạch, hạn chế được những rủi ro xảy ra với chương trình.
Lựa chọn MC phù hợp
Có thể nói, người MC dẫn dắt chương trình chính là nhân tố có ý nghĩa nhất quyết định đến sự thành công cho chương trình Gala Dinner. Chính vì vậy, bạn tổ chức sự kiện cần cân nhắc lựa chọn một MC có kỹ năng dẫn dắt chương trình và khuấy động không khí sân khấu.
Đối với MC, họ cần dành nhiều thời gian tìm hiểu kịch bản và trao đổi kỹ với ban tổ chức sự kiện hoặc đại diện doanh nghiệp để có thể đưa ra lối dẫn dắt phù hợp với các phần của chương trình. Những thông tin sau khi được bổ sung hoặc sửa lại cần được cập nhập kịch bản lại sớm nhất với MC trước khi bắt đầu lên sân khấu.
Lựa chọn nội dung phù hợp với sự kiện Gala Dinner
Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp mà họ sẽ đưa ra những nội dung chương trình khác nhau. Nhưng mục đích chính trong việc lựa chọn ý tưởng Gala Dinner là tạo được sự gắn kết giữa đồng nghiệp, ban quản lý trong một doanh nghiệp.
Một vài gợi ý về ý tưởng tổ chức Gala Dinner phù hợp cho doanh nghiệp như dạ hội sang trọng như bữa tiệc hoàng gia châu Âu, khách mời sẽ ăn diện những chiếc đầm quý phái hoặc bộ vest lịch lãm; hay có thể là một tiệc Gala Dinner kết hợp du lịch tập thể, hướng mọi người tới niềm vui, sự thân thiết và đoàn kết qua những hoạt động giải trí ngoài trời thú vị.
Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner mà AzEvent đã tổng hợp lại sau mỗi sự kiện diễn ra. Nếu quý khách còn gặp khó khăn trong việc tổ chức Gala Dinner thì hãy liên trực tiếp với AzEvent để được hỗ trợ. AzEvent hứa hẹn sẽ mang lại cho quý khách một sự kiện Gala Dinner thành công tốt đẹp.
