Để tổ chức được một sự kiện Gala Dinner thành công và tạo được nhiều dấu ấn cho các vị khách mời thì ban tổ chức sự kiện cần phải lên một kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết và đầy đủ. Bài viết sau đây AzEvent sẽ chia sẻ cho quý khách hàng cách lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner thành công.
Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Để tổ chức được một sự kiện thì khâu chuẩn bị đầu tiên chính là tìm địa điểm tổ chức. Vì thế, ban tổ chức sự kiện cần phải tiến hành triển khai tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện Gala Dinner phù hợp.
Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được đánh giá và xem xét dựa trên tính chất của sự kiện Gala Dinner:
- Theo số lượng khách mời tham dự
- Tổng chi phí bỏ ra
- Sự thuận lợi trong việc di chuyển của khách mời
Ban tổ chức sự kiện cần tìm kiếm và khảo sát địa điểm tổ chức từ sớm để có thể chắc chắn tìm được một không gian tổ chức phù hợp và hài lòng với doanh nghiệp. Vì trong những thời điểm cuối năm thường có nhiều đơn vị doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện.
Lên danh sách khách mời và thiết kế giấy mời phù hợp
Lên danh sách dự kiến khách mời tham dự sự kiện Gala Dinner là bước vô cùng quan trọng và cần được thực hiện song song với bước tìm kiếm địa điểm tổ chức, để đảm bảo không thiếu sót bất kỳ một vị khách mời nào.
Số lượng khách mời dự kiến sẽ quyết định đến diện tích hội trường hoặc không gian để tổ chức sự kiện. Điều này cũng là yếu tố quyết định nên sự đánh giá và xem xét địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.
Sau khi lên được danh sách khách mời tham dự và xác định rõ được địa điểm tổ chức sự kiện thì ban tổ chức cần thông báo và gửi giấy mời sớm nhất cho các khách mời tham dự. Để họ có thể sắp xếp được công việc và thời gian đến tham dự, hoặc phản hồi lại sớm trong trường hợp không thể tới tham dự được.
Điều này sẽ ban tổ chức lên được chính xác số lượng khách mời đến tham dự, từ đó sẽ có những tính toán hợp lý cho việc lên kịch bản cho sự kiện Gala Dinner.
Xây dựng một kịch bản độc đáo và mang nhiều ý nghĩa
Sau khi chuẩn bị xong các khâu địa điểm và khách mời tham dự thì cũng là lúc kịch bản tổ chức sự kiện được xây dựng một cách tỉ mỉ, chi tiết và rõ ràng từng hoạt động. Để tạo được ấn tượng độc đáo và mang lại nhiều ý nghĩa cho sự kiện Gala Dinner.
Ban tổ chức cần có nhiều thời gian để xem xét và đánh giá các hoạt động trong kịch bản. Cần xem xét tới sự góp ý của nhiều cá nhân để có thể lên được một kịch bản tổ chức Gala Dinner toàn vẹn và hoàn hảo nhất.
Kế hoạch dự phòng cho sự kiện Gala Dinner
Phương án dự phòng là phương án giải quyết cho các tình huống xảy ra ngoài ý muốn. Việc dự phòng và có kế hoạch ứng biến cho các tình huống xấu xảy ra trong sự kiện Gala Dinner cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Để đảm bảo xử lý tốt mọi vấn đề phát sinh xảy ra và đảm bảo sự thành công toàn vẹn cho sự kiện Gala Dinner.
Thông qua bài chia sẻ trên đây thì AzEvent muốn quý khách hàng có thể thực hiện tốt việc lập kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết. Nếu bạn gặp phải những khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ này hãy liên hệ tới Công ty tổ chức sự kiện AzEvent để được tư vấn miễn phí và giải đáp mọi thắc mắc nhé!
Discussion about this post