Gala Dinner là sự kiện kết hợp giữa ăn tối và tổ chức sự kiện nhằm mục đích tri ân khách hàng, nhân viên hoặc đối tác của công ty. Quá trình tổ chức sự kiện này có khá nhiều công đoạn nên muốn đem lại hiệu quả tối ưu nhất cho chương trình thì người quản lý cần xây dựng bản Gala Dinner checklist. Đây là bản danh sách ghi chi tiết các hạng mục cần kiểm tra trong đêm Gala Dinner. Dưới đây, AzEvent sẽ đưa ra một số hạng mục tiêu biểu trong Gala Dinner checklist để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hơn.
Đầu mục công việc
Trong quá trình thực hiện Gala Dinner thì việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần quan tâm chính là các đầu mục công việc cụ thể. Khối lượng công việc cần chuẩn bị trước và trong quá trình tổ chức khá lớn nên doanh nghiệp cần bám sát vào nội dung được vạch rõ trong bản Gala Dinner checklist.
Việc này sẽ giúp người quản lý sự kiện có thể nắm bắt được tổng quan các vấn đề chính trong quá trình tổ chức. Đầu tiên là xác định các hạng mục cần chú trọng, sau đó tiến hành rà soát lần lượt từng hạng mục, từng công việc cụ thể để đảm bảo chất lượng ở mỗi công đoạn. Nếu có vấn đề trục trặc trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt và tìm kiếm biện pháp khắc phục kịp thời.
Danh sách nhân sự tham gia phục vụ sự kiện
Đội ngũ nhân sự ảnh hưởng rất nhiều trong trong quá trình tổ chức sự kiện Gala Dinner. Quý khách cần xây dựng một bản danh sách tất cả các thành viên tham gia công tác thực hiện chương trình bao gồm thông tin, cách thức liên hệ và công việc cụ thể mà họ chịu trách nhiệm trong bản Gala Dinner checklist.
Theo đó thì trước khi diễn ra sự kiện, người quản lý sẽ rà soát lại đội ngũ nhân lực có mặt đầy đủ hay không, cá nhân đi muộn hoặc thiếu là ai để có thể chuyển nhượng công việc hợp lý.
Việc quản lý này nhằm đảm bảo các công việc cần thực hiện trong đêm Gala Dinner được hoàn thiện và đạt hiệu quả. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp tính toán tiền lương, tiền thưởng, phạt xứng đáng cho nhân viên.
Dự tính rủi ro và phương án khắc phục
Ngoài nội dung chính thì trong bản Gala Dinner checklist cũng cần có bảng dự tính rủi ro và phương án khắc phục. Bởi đây sẽ là căn cứ hữu hiệu cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai thực hiện chương trình.
Theo đó, người quản lý cần kiểm tra lại những nội dung này trước và trong khi diễn ra sự kiện. Đây sẽ là chiếc phao cứu sinh giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sự cố bất ngờ xảy ra, hạn chế mọi hậu quả và những thiệt hại không đáng có.
Danh sách trang thiết bị, tài sản trong sự kiện
Việc kiểm tra số lượng các trang thiết bị và tài sản sử dụng tại sự kiện cũng là hạng mục mà doanh nghiệp cần phải lưu ý tới. Cụ thể, doanh nghiệp cần thống kê chi tiết danh sách từng loại thiết bị, số lượng, vị trí sử dụng trong bản Gala Dinner checklist.
Trên cơ sở đó, người quản lý cũng dễ dàng kiểm soát những tài sản này, khả năng vận hành máy móc linh kiện bị hư hỏng để có biện pháp thay thế kịp thời.
Sau khi kết thúc chương trình, người quản lý sẽ tập hợp tất cả các thiết bị và thống kê số lượng, chất lượng lại lần nữa để đảm bảo không có sai sót nào so với thống kê ban đầu. Công việc này vừa giúp bảo quản tài sản của doanh nghiệp, mà nó còn là căn cứ tính chi phí thiết bị mà doanh nghiệp thuê bên ngoài.
Trên đây là những hạng mục quan trong cần có trong bản Gala Dinner checklist để đảm bảo chất lượng tối ưu của sự kiện. Nếu quý khách còn có những thắc mắc thì hãy liên hệ với AzEvent để được hỗ trợ và tư vấn với mức giá dịch vụ ưu đãi nhất.
Discussion about this post