Gala Dinner là sự kiện thường được doanh nghiệp tổ chức vào cuối năm với mục đích chính là gắn kết giữa các khách mời tham dự. Mỗi sự kiện đều được lên kế hoạch và có các bước thực hiện nhằm tối ưu hóa được mục đích chính của doanh nghiệp. AzEvent sẽ cung cấp cho quý khách quy trình tổ chức Gala Dinner mang ý nghĩa hoàn hảo và trọn vẹn nhất.
Xác định mục đích và chủ đề của sự kiện
Mục đích của sự kiện Gala Dinner
Thông qua tổ chức Gala Dinner, doanh nghiệp có thể bày tỏ lời cảm ơn đến với khách hàng, đối tác, hoặc nhân viên. Tuy nhiên, đây không phải là mục đích chính duy nhất của Gala Dinner. Nhân dịp này, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tuyên dương, phát biểu những thành tựu mà công ty đã đạt được trong năm qua. Ngoài ra, sự kiện Gala Dinner cũng đẩy mạnh được hình ảnh thương hiệu trong mắt những vị khách mời tham dự.
Chủ đề của bữa tiệc
Sự kiện Gala Dinner là một bữa tiệc tối kết hợp với các hoạt động giải trí. Vì vậy, doanh nghiệp có thể thoải mái lựa chọn chủ đề Gala Dinner sáng tạo và ý nghĩa. Gợi ý nhỏ cho doanh nghiệp về chủ đề có thể là một bữa tiệc kết hợp du lịch bãi biển hay kết hợp cùng sự kiện tri ân khách hàng.
Xem thêm bài viết về Tổ chức tiệc cuối năm Gala Dinner:
Xác định ngân sách và lên kịch bản cho sự kiện Gala Dinner
Ngân sách dự kiến
Ngân sách là yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần phải xác định ngay từ đầu. Điều này giúp cho mọi khoản chi cho sự kiện đều nằm trong phạm vi kiểm soát được, tránh thâm hụt ngân sách. Chi phí tổ chức sự kiện Gala Dinner sẽ phụ thuộc chủ yếu vào số lượng khách mời, món ăn và địa điểm tổ chức sự kiện. Từ những yếu tố đó sẽ giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động.
Xây dựng kịch bản Gala Dinner
Việc xây dựng kịch bản Gala Dinner là đặc biệt cần thiết cho sự kiện Gala Dinner. Vì trong sự kiện có sự kết hợp của nhiều chương trình khác nhau và cũng cần sự sắp xếp hợp lý về thời gian. Một kịch bản Gala Dinner chi tiết đáp ứng được những điều kiện cần thiết của sự kiện, có thể khiến khách mời hài lòng về mọi phần của sự kiện. Điều này cũng sẽ giúp phòng tránh bất kỳ rủi ro nào xảy ra từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc.
Lựa chọn thời gian và địa điểm cụ thể
Thời gian tổ chức Gala Dinner
Thời gian tổ chức sự kiện Gala Dinner thường vào buổi tối. Nhưng cũng tùy thuộc vào đối tượng khách mời mà doanh nghiệp có thể lựa chọn ngày trong tuần hoặc cuối tuần.
Tổ chức vào những ngày trong tuần thường dành cho những đối tượng khách mời là cán bộ công nhân viên trong công ty. Còn những ngày cuối tuần sẽ được cân nhắc tổ chức cho đối tượng khách mời là khách hàng hoặc đối tác của công ty, bởi vì khoảng thời gian này họ sẽ có nhiều thời gian rảnh tham dự sự kiện hơn.
Địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Gala Dinner tùy thuộc vào chủ đề sự kiện mà doanh nghiệp muốn thể hiện. Với mục đích của sự kiện là tinh thần cởi mở, gắn kết mọi người thì Gala Dinner có thể được tổ chức theo hình thức ngoài trời với tiệc buffet hiện đại.
Phân chia đội ngũ nhân sự triển khai
Yếu tố quyết định nên thành công của một sự kiện chính là con người. Khi lên kịch bản cho sự kiện, ban tổ chức nên chú ý phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng và chi tiết theo đúng chuyên môn. Nhằm tránh trường hợp trồng chéo công việc, lộn xộn khâu nhân sự sẽ dẫn đến mất kiểm soát và gây ra nhiều sự cố đáng tiếc.
Hạn chế những rủi ro khi tổ chức sự kiện Gala Dinner bằng cách hãy để AzEvent giúp bạn. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và sáng tạo, AzEvent hứa hẹn sẽ mang lại cho quý khách một đêm Gala Dinner đầy ý nghĩa và ấn tượng.
