Nếu có một cái nhìn khái quát để dự trù kinh phí thì tổ chức một sự kiện giải trí Gala Dinner nhiều khi sẽ đỡ tốn kém hơn những sự kiện mang tính chuyên môn cao như sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng hay hội thảo khoa học. Để có thể tiết kiệm được khoản chi phí cho doanh nghiệp thì chi phí tổ chức Gala Dinner cũng cần được hoạch định các khoản chi tiêu chi tiết. Sau đây, AzEvent sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổng quan về các loại chi phí tổ chức sự kiện tiệc cuối năm mà doanh nghiệp cần phải biết.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức là hạng mục được liệt kê đầu tiên khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào. Ngoài ra, đây cũng là một khoản chi phí tương đối lớn cần phải chi trả và đặt cọc trước. Để giữ chỗ đặc biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm trong những khách sạn, trung tâm sự kiện 4 hoặc 5 sao, khu resort , …
Gala Dinner là một sự kiện dành cho nhân viên và các đối tác quan trọng của công ty nên địa điểm tổ chức tiệc Gala Dinner cũng không thể quá tạm bợ, làm mất đi ý nghĩa quan trọng mà doanh nghiệp muốn gửi đến các vị khách mời thông qua bữa tiệc.
Xem thêm bài viết về Tổ chức tiệc cuối năm Gala Dinner:
Với các sự kiện Gala Dinner kết hợp du lịch thì doanh nghiệp có thể lựa chọn đặt tiệc ngay tại khách sạn hoặc khu resort. Dự trù khoản chi phí này chiếm đến 20-30% trong tổng chi phí tổ chức sự kiện Gala Dinner của doanh nghiệp.
Chi phí thuê các trang thiết bị như dụng cụ hỗ trợ, trang trí, âm thanh, ánh sáng sân khấu.
Nếu địa điểm đã có sẵn hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng thì doanh nghiệp sẽ giảm được khoản chi phí trong phần này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra và bổ sung trang thiết bị đầy đủ với mục đích sử dụng của mình.
Đối với các sự kiện ngoài trời hay những địa điểm không được trang bị sẵn thiết bị thì doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí thuê các hạng mục và thuê người thi công, lắp đặt. Chi phí đó có thể bao gồm các việc như sân khấu, làm banner, backdrop, trang trí hội trường, thuê bàn ghế , ánh sáng, âm thanh, …. Những chi phí này cộng vào sẽ tốn một khoản không nhỏ, có thể tương đương với số tiền thuê địa điểm tổ chức Gala Dinner.
Chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển có thể được chia ra thành vận chuyển người và vận chuyển hàng hóa. Đối với vận chuyển người có thể là những khách mời ở xa địa điểm tổ chức, không thể tự di chuyển được, thì đây sẽ là nhiệm vụ của nhà tổ chức khi sự kiện diễn ra ở nơi xa.
Những người nằm trong diện này thường là những khách mời lớn, quan trọng, người nổi tiếng và đặc biệt cần thiết đối với sự kiện Gala Dinner. Ngoài ra, việc vận chuyển hàng hóa như bàn ghế, các trang thiết bị cũng không thể bỏ qua.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng việc lựa chọn phương tiện vận chuyển, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển với giá cả hợp lý.
Chi phí dự phòng khi có phát sinh
Ngoài các khoản chi phí đều có mục đích rõ ràng thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra một khoản dự phòng để phòng trừ các chi phí phát sinh, rủi ro trong quá trình tổ chức Gala Dinner. Chẳng hạn như giá tăng vào những mùa cao điểm, thuê thêm nhân sự hay thay đổi thực đơn trong phút chót, ….
Nếu quý khách vẫn còn thắc mắc và gặp khó khăn trong việc định hướng chi phí cũng như quy trình tổ chức tiệc cuối năm Gala Dinner thì hãy liên hệ với Công ty tổ chức sự kiện AzEvent. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tối ưu về chi phí và thời gian, AzEvent hứa hẹn sẽ mang lại những trải nghiệm Gala Dinner đáng nhớ nhất cho doanh nghiệp.
