Tổ chức sự kiện: Nên tự làm hay thuê Event Agency?

0
16
In house Event dùng để nói về các hoạt động tổ chức sự kiện được tự làm bởi chính doanh nghiệp còn Out house Event là hoạt động tổ chức sự kiện do các Agency được thuê bởi doanh nghiệp đảm nhiệm.

Một số công ty muốn tự mình tổ chức các sự kiện thay vì phải thuê ngoài, một số còn thuê hẳn nhân viên tổ chức sự kiện về làm In house Event ở tại công ty mình, tuy nhiên có nhiều công ty khác lại chuyển hoạt động tổ chức sự kiện  của mình cho một Agency bên ngoài làm. Vậy có những thuận lợi và nhược điểm nào giữa việc thuê agency và tự làm event?

In house Event – những người hiểu rõ nhất về chính mình

Đối với các công ty thường xuyên tổ chức sự kiện, họ thường có xu hướng tuyển hẳn một chuyên viên Event, thậm chí thành lập một phòng tổ chức Event chuyên đảm nhận các sự kiện lớn nhỏ trong công ty, và chất lượng của những Event này cũng không thua kém Agency nhiều. Anh Hoàng Anh, nhân viên tổ chức sự kiện của một công ty thuốc bảo vệ thực vật cho biết hàng tháng anh liên tục tổ chức các buổi hội nghị khách hàng tại tất cả các tỉnh thành trong cả nước.Và anh chịu trách nhiệm toàn bộ, từ việc thuê địa điểm, lo các công tác hậu cần đến lên danh sách khách mời và tiến hành mời khách. “Công việc bận rộn suốt ngày nhưng nhìn chung tính chất công việc không khó vì sự kiện nào cũng như sự kiện nào, có chăng khác nhau ở chỗ mình luân phiên tổ chức ở nhiều tỉnh khác nhau thôi.

Tuy nhiên thông thường những công ty có bộ phận chuyên trách như thế này không nhiều vì các công ty chỉ có một đến vài ba sự kiện một năm. Đối với nhiều sự kiện nhỏ như tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức họp báo, tổ chức tất niên cuối năm, event ít người tham dự … nhiều công ty thường tự huy động nhân viên của mình lo liệu để tiết kiệm chi phí. Bộ phận marketing hay hành chánh nhân sự thường kiêm nhiệm luôn việc này và quy trình, hạng mục công việc cũng thường đơn giản, khách tham dự cũng dễ dàng bằng lòng với một vài sai sót trong Event vì “cây nhà lá vườn” không thể sánh với các nhà tổ chức sự kiện  chuyên nghiệp được.

Bộ phận marketing thường “kiêm nhiệm” luôn việc tổ chức event

Những người làm Event In house thường hiểu biết sâu sắc về công ty, sản phẩm, thương hiệu của mình nên cách họ tiếp cận vấn đề rất sát thực, từ ý tưởng, concept cho đến việc tổ chức những hoạt động phù hợp nhất với khách hàng của mình.

Thêm vào đó, chi phí để tổ chức một Event dưới sự quản lý của chính công ty, so với Agency có thể thấp hơn 30% – 40% cho nên tự tổ chức là cách tiết kiệm ngân sách cho công ty, nhất là đối với những Event nhỏ, việc thuê mướn Agency sẽ gây ra sự tốn kém không cần thiết.

Event Agency – những chuyên gia giàu kinh nghiệm

Thông thường mọi người thường nghĩ thuê Agency tổ chức Event cho công ty là một khoản “chơi sang” vì chi phí chắc chắn sẽ cao hơn tự làm. Điều này hợp lý vì Agency phải có lợi nhuận khi cung cấp dịch vụ cho bạn, và khoản “giá cao” bạn bỏ ra là để mua sự chuyên nghiệp của họ. Thêm vào đó, nhiều công ty e ngại rằng Agency sẽ không có trách nhiệm trong công việc bằng chính đội ngũ của họ, chẳng hạn như trong một Event có mục tiêu là đẩy mạnh doanh số, Event Agency sẽ tập trung vào việc tổ chức Event sao cho thật ấn tượng và tốt đẹp, không để xảy ra sai sót nào nhưng họ sẽ không chú trọng đến hiệu quả bán hàng như đội ngũ Sales của công ty, như vậy mặc dù Event diễn ra hoàn hảo nhưng chưa đáp ứng được về doanh số.

Tuy nhiên điều đó không phải lúc nào cũng đúng.

Đầu tiên nói về chi phí, Event Agency có nhiều nhân viên đảm trách các bộ phận khác nhau, họ trả công cho đội ngũ của mình chủ yếu dựa vào lương và cung cấp trọn gói dịch vụ cho công ty bạn bao gồm sáng tạo, thiết kế, lắp đặt thi công, quản lý nhân sự, PR truyền thông, vận hành Event trong khi để tự tổ chức sự kiện, công ty bạn, thậm chí nhân viên chuyên tổ chức Event của công ty bạn sẽ không thể đảm nhận tốt tất cả mọi việc như sáng tạo ý tưởng, thiết kế, PR…, vì vậy sẽ vẫn có những phần bạn phải thuê ngoài và tổng chi phí này có thể còn cao hơn dịch vụ trọn gói do Agency cung cấp.

Agency có một điểm mạnh nữa là họ có kinh nghiệm làm việc với rất nhiều sản phẩm, nhiều khách hàng, cọ xát với nhiều thể loại sự kiện khác nhau, trải qua nhiều rủi ro, phát sinh đa dạng trong từng Event nên kinh nghiệm của họ khá phong phú. Họ có thể cập nhật cho bạn những thông tin tốt về xu hướng thị trường, công nghệ mới trong Event, cung cấp một chiến dịch tương tự của sản phẩm đối thủ, tư vấn cho bạn những thể loại Event phù hợp với tính chất sản phẩm và hơi thở thị trường. Hơn nữa với cái nhìn khách quan của người ngoài cuộc họ có thể cung cấp những ý tưởng tươi mới để làm cho sự kiện của bạn ấn tượng hơn thay vì những lối mòn xưa nay mà bạn vẫn áp đặt về tính chất sản phẩm, về khách hàng của mình.

Agency thường được cập nhật những công nghệ mới nhất trong ngành Event

Ngoài ra, để tổ chức được một sự kiện, bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều nhà cung cấp: âm thanh ánh sáng, thi công lắp đặt, cung cấp người mẫu, quà tặng, chủ địa điểm… Agency cũng là người am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp vì họ có nhiều kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Thêm vào đó, chỉ những Agency – vốn là “mối ruột” của các nhà cung cấp mới được ưu đãi cao nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ và sẵn sàng giải quyết linh động những sự cố khẩn cấp như in gấp trong một ngày, giao hàng vào giữa đêm, không tính thời gian thuê sảnh quá giờ…

Chưa kể đến việc Agency là đầu mối của mọi giấy tờ, hóa đơn và thủ tục thanh toán, công ty khách hàng sẽ rất nhẹ việc nếu thông qua Agency vì họ chỉ có một đầu mối thanh toán duy nhất. Còn nếu không, họ sẽ rất bùng nhùng trong một đống giấy tờ nếu thiếu kinh nghiệm, có nơi thì có hóa đơn tài chính, có nơi chỉ có hóa đơn bán lẻ, có nơi đòi tiền mặt, có chỗ yêu cầu chuyển khoản, rồi dịch vụ mua ở nước ngoài như Google Adwords thì phải thanh toán qua thẻ tín dụng…

In- house hay Out-house?

Đối với các công ty mà số lượng sự kiện trong năm không nhiều và không lớn thì có thể tận dụng đội ngũ nhân sự – hành chánh, marketing hay kinh doanh để thực hiện. Lúc này vai trò của người điều phối sự kiện khá quan trọng, họ cần biết kết nối các bộ phận khác nhau trong công ty để cùng hỗ trợ cho sự kiện của mình, và vận hành sự kiện một cách suôn sẻ ít trục trặc nhất. Công ty có thể cử nhân viên chuyên “kiêm nhiệm” việc này đi học một khóa bổ trợ về kỹ năng tổ chức sự kiện để nâng cao tay nghề.

Đối với những công ty mà việc tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên và quy mô sự kiện không quá lớn, việc tuyển hẳn một chuyên viên tổ chức sự kiện là hợp lý. Nên cố gắng tuyển một nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng vững vàng, công ty bạn sẽ không phải lo lắng nhiều về khâu tổ chức.

Còn đối với những công ty thường xuyên có nhiều sự kiện và quy mô sự kiện lớn đòi hỏi nhiều nhân sự và nguồn lực, lúc này bạn cần phải cân nhắc hiệu quả giữa việc tuyển một nhóm nhân viên tổ chức sự kiện  làm In house tại công ty hay là Outsource việc này cho một Event Agency. Vì những lúc không có sự kiện để chạy, ngân sách “nuôi quân” có thể trở thành một gánh nặng cho quỹ lương công ty.

Nhiều công ty thường kết hợp cả hai hình thức, họ tuyển nhân viên chuyên trách cho những sự kiện nhỏ và khi có sự kiện lớn, việc này lại được chuyển cho Agency thực hiện, và vai trò của chuyên viên tổ chức event lúc này là kết nối nhu cầu của công ty với năng lực của Agency, và quản lý, giám sát chất lượng việc thực thi của Agency. Anh Tuấn Anh, Event Leader của một công ty game online cho biết: “Ngành game thường xuyên tổ chức rất nhiều hoạt động Event, Activation, vì vậy hầu như công ty game nào cũng có một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách để tổ chức các buổi offline cho game thủ, hội nghị đại lý Internet…, tuy nhiên với những sự kiện lớn như sinh nhật của game, hay tung một game đình đám nào đó, chúng tôi thường thuê các Agency chuyên nghiệp thực hiện”.

Chính vì những điểm thuận lợi và cả không thuận lợi kể trên, công ty nên cân nhắc kỹ nhu cầu của mình để quyết định tự làm hay thuê ngoài.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here