Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện Gala Dinner đã trở thành thường niên của nhiều doanh nghiệp. Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích thay lời cảm ơn và tri ân đến khách hàng, cũng như đối tác thân thiết của doanh nghiệp. Với ý nghĩa sâu sắc như vậy thì các khâu chuẩn bị cho chương trình cũng cần được tiến hành kỹ lưỡng. Nhưng trước hết cần thiết kế thư mời Gala Dinner trang trọng và lịch sự, gây ấn tượng đầu tiên cho khách mời tham dự.
Dưới dây, AzEvent sẽ hướng dẫn cho quý vị về cách thiết kế thư mời Gala Dinner trang trọng và phổ biến hiện nay.
Lên danh sách khách hàng và phân chia list khách hàng
Trước khi lên kế hoạch và kịch bản cho một chương trình tiệc cuối năm Gala Dinner thì ban tổ chức cần lên danh sách tổng hợp các vị khách mời tham dự sự kiện. Do sự kiện Gala Dinner là dịp tri ân khách hàng lớn nhất hàng năm của mỗi doanh nghiệp nên các thành phần khách mời tham dự bao giờ cũng phải có sự góp mặt của:
- Đại diện ban giám đốc
- Toàn thể nhân viên các phòng ban
- Các đối tác của doanh nghiệp
- Khách hàng thân thiết của doanh nghiệp
Xem thêm bài viết về Tổ chức tiệc cuối năm Gala Dinner:
Sau khi đã tổng hợp được danh sách ban đầu, ban tổ chức có thể phân chia số lượng khách ra thành list khách VIP và khách thường để có những ý tưởng thiết kế thư mời tham dự sự kiện tiệc cuối năm Gala Dinner sao cho phù hợp. 
Lựa chọn hình thức gửi thư mời
Hiện nay, có vô số hình thức để liên hệ với các vị khách mời tham dự. Nhưng để đảm bảo tính trang trọng và lịch sự của chương trình Gala Dinner thì hầu hết mọi người đều ưu tiên phương thức gửi thư mời tận tay các vị khách mời. Tuy nhiên, nếu có những phát sinh tình huống như khách hàng hoặc đối tác ở xa, hoặc đang đi công tác nước ngoài không thể trao thư mời tận tay được thì ban tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức thư gửi khác sao cho thuận tiện như:
- Gửi email
- Gửi tin nhắn SMS
- Gọi điện trực tiếp
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý thể hiện thiện chí và giữ được phép lịch sự khi gửi thư mời theo cách này, tránh để khách mời hiểu lầm về lời mời thiếu sự trang trọng.
Nội dung trong thư mời Gala Dinner
Dù thư mời được gửi dưới hình thức nào thì nội dung thư mời Gala Dinner cũng cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Thời gian tổ chức sự kiện
- Địa điểm tổ chức
- Lý do và chủ đề tổ chức sự kiện
- Các tiết mục chính diễn ra
MỞ ĐẦU
Thư mời Gala Dinner thường bắt đầu bằng lời chào trang trọng, độc đáo để thu hút sự chú ý của người nhận. Một lời chào phù hợp sẽ tạo ấn tượng tốt và khuyến khích họ đọc tiếp thư mời. Ví dụ:
- Kính gửi [Tên khách mời],
- Trân trọng kính mời [Tên khách mời],
- Thưa quý vị,
THÔNG BÁO SỰ KIỆN
Đoạn tiếp theo nêu rõ mục đích của lá thư mời, đó là thông báo về sự kiện Gala Dinner. Nêu rõ tên của sự kiện, ngày tháng, thời gian và địa điểm tổ chức một cách ngắn gọn và rõ ràng. Ví dụ:
- Chúng tôi trân trọng kính mời quý vị đến tham dự Gala Dinner của Chúng tôi, sẽ được tổ chức vào [Ngày] lúc [Thời gian] tại [Địa điểm].
- Chúng tôi xin hân hạnh giới thiệu sự kiện Gala Dinner sắp tới của chúng tôi, sẽ diễn ra vào [Ngày] tại [Địa điểm].
MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN
Sau khi thông báo về sự kiện, thư mời nên nêu rõ mục đích của Gala Dinner. Cho dù đó là để gây quỹ cho một mục đích cao cả, công nhận những thành tích đáng kể hay đơn giản là tập hợp mọi người lại với nhau để giao lưu và kết nối, hãy trình bày mục đích một cách thuyết phục. Ví dụ:
- Mục đích của Gala Dinner này là để gây quỹ cho [Tên tổ chức từ thiện].
- Chúng tôi tổ chức Gala Dinner này để vinh danh những cá nhân đã có những đóng góp to lớn cho [Tên lĩnh vực].
- Sự kiện này là một cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ những người cùng ngành, giao lưu và kết nối với những người khác.
Về hình thức của thư mời sẽ tùy thuộc vào chủ đề và tiêu chí của chương trình đưa ra mà bộ phận thiết kế thư mời có thể thảo luận và đưa ra ý kiến cho phù hợp. Cần chú ý đến việc sử dụng ngôn ngữ sao cho đảm bảo sự trong sáng, lịch sự và đầy thiện chí đối với người nhận thư. Ngoài ra, thiết kế thư mời cũng đừng quên khâu liên hệ xác nhận với đối tác hoặc khách hàng để chắc chắn họ có thể sắp xếp được thời gian tham dự sự kiện.
Trên đây là cách thiết kế thư mời Gala Dinner trang trọng mà AzEvent muốn gửi đến các doanh nghiệp có thể thể tham khảo. Mọi thắc mắc của quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Công ty tổ chức sự kiện AzEvent để được giải đáp.
Gọi ngay
