Tổ chức sự kiện: ngoài hiệu quả còn cần phải an toàn

Khi bạn đang bận rộn với một mớ kế hoạch thì vấn đề an toàn rất dễ bị lãng quên. Tuy nhiên, đây là điều hết sức nguy hiểm. Từ góc độ quản lý về mặt rủi ro, sự kiện sẽ không đạt hiệu quả như mong muốn, thậm chí là đổ bể hoàn toàn nếu như có ai đó bị thương hoặc nặng hơn thế nữa. Vì thế, trong quá trình tổ chức, yếu tố an toàn là vấn đề mà ban tổ chức cần hết sức lưu tâm.

Lập kế hoạch:

Ngay từ đầu, vấn đề này cần phân vai rõ ràng rằng ai là người phụ trách vấn đề an toàn trong sự kiện. Nếu bạn quá bận rộn thì có thể giao cho một nhân viên trong ekip phụ trách và không ngừng theo sát họ. Người được giao trọng trách phải là người hiểu rõ về sự kiện cũng như có kĩ năng xử lý tình huống cần thiết.

Tiếp theo đó, hãy chắc chắn toàn bộ sự kiện được thực thi dựa trên nguyên tắc an toàn. Chẳng hạn như việc tổ chức trò chơi có thể gây ra nguy hiểm gì hay không? Những trò chơi nhiều rủi ro như vượt tường lửa, vượt đại dương có thể thay thế bằng những trò chơi khác để phòng tránh rủi ro. Địa điểm tổ chức cũng là vấn đề nên lưu ý. Các sự kiện tổ chức ở biển phải đảm bảo diễn ra trong thời tiết thuận lợi. Đặc biệt trong trường hợp đoàn có trẻ em thì phải thật cẩn trọng và thường xuyên nhắc nhở bố mẹ để mắt đến con trẻ.

Luôn luôn có đội ngũ y tế túc trực để kịp thời sơ cứu những trường hợp tai nạn. Đối với các hoạt động thể thao như đua xe đạp, đua thuyền thì phải có xe cứu thương tại hiện trường.

Tiến hành:

Sau khi lập kế hoạch bạn phải áp dụng các nguyên tắc đã vạch ra vào thực tế. Việc này cũng cần trao đổi trước với phía khách hàng để họ hiểu và cùng chung tay thực hiện. Khi sự kiện đang diễn ra, bạn thấy mọi thứ đang vô cùng tốt đẹp nhưng hãy yêu cầu các nhân viên được giao nhiệm vụ ở nguyên vị trí vì những rủi ro có thể đến bất kì lúc nào mà bạn không hề được báo trước.

Trong trường hợp có rủi ro xảy ra, hãy ngay lập tức có mặt để trấn an đám đông. Sau đó tiến hành phương án xử lý nhanh nhất để vừa không ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện vừa không gây hoang mang sợ hãi.

Tổng kết:

Một sự kiện tốt đẹp không có sự cố xảy ra là điều đáng mừng. Tuy nhiên sau khi sự kiện kết thúc, bạn cũng cần thời gian để ngồi lại và rút kinh nghiệm về những gì đã diễn ra. Liệu có thể làm tốt hơn thế nữa không là câu hỏi cần đặt ra và trả lời.

An toàn là vấn đề cần được đề cao trong tổ chức sự kiện. Vì vậy, hãy luôn để tâm đến yếu tố này dù bạn có bận rộn đến đâu. Có như vậy thì bạn hoàn thành sự kiện một cách tốt nhất và chiếm được lòng tin của các đối tác, khách hàng lâu dài.