Những vấn đề cần cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của sự kiện. Vậy, làm thể nào để chọn được địa điểm phù hợp với nhu cầu. Dưới đây là những lưu ý dành cho bạn.

Chọn địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện

Tùy thuộc vào số lượng khách mời tham gia sự kiện để lựa chọn phòng tổ chức quy mô lớn hay nhỏ. Một địa điểm quá nhỏ khiến cho khách mời không thoải mái còn nếu quá rộng thì sẽ tăng chi phí và khiến không khí bị loãng. Vì thế, bạn nên tìm địa điểm vừa vặn với quy mô để đảm bảo chất lượng sự kiện. Diện tích trung bình cho một sự kiện là 1m2/người, tiệc buffet là 2m2/ người và tiệc khiêu vũ là 3m2/ người.

Tìm hiểu thêm kiến thức tổ chức sự kiện:

• Nếu trở thành nhà tổ chức sự kiện thì bạn cần làm những việc này

Thuận tiện về giao thông

Chọn địa điểm tổ chức ở khu vực trung tâm thành phố là hợp lý nhất trong trường hợp khách mời sống dàn trải vì vừa dễ tìm đường và giao thông cũng rất thuận tiện. Ngoài ra, bạn cũng căn cứ vào địa điểm khách mời sinh sống để bố trí nơi tổ chức cho hợp lý. Chẳng hạn như bạn muốn tổ chức hội nghị mà khách hàng của bạn sống chủ yếu ở quận Đống Đa và Ba Đình thì cũng nên thuê địa điểm tổ chức ngay tại hai quận này. Còn nếu bạn thuê đia điểm dưới quận Cầu Giấy thì không thuận lợi cho họ trong việc di chuyển.

Đáp ứng được yêu cầu về sự kiện

Việc lực chọn địa điểm phải phù hợp với nhu cầu của bạn. Chẳng hạn như: giá cả ra sao, hệ thống âm thanh, ánh sáng có đầy đủ, chi phí ăn uống, phục vụ, hệ thống an ninh, bãi đổ xe… Như nếu bạn tổ chức sự kiện âm nhạc mà đối diện địa điểm là bệnh viện thì sẽ không hợp lý vì gây ồn ào. Vì thế, cần căn cứ vào mục đích tổ chức để lựa chọn được địa điểm ưng ý nhất.

Những quy định của phía cho thuê

Ban quản lí mỗi địa điểm sẽ có những quy định riêng về công tác tổ chức sự kiện. Chẳng hạn như việc xin giấy phép, chụp hình, quay phim, sử dụng thức ăn từ bên ngoài, quy định về trang trí, trang phục, quảng cáo… Chẳng hạn như trong quá trình setup sân khấu bạn cần khoan đục thì có được không? Tất cả những vấn đề này đều phải trao đổi kĩ càng với ban quản lí trước khi bạn quyết định thuê địa điểm tổ chức.

Thời gian set up:

Trước một sự kiện không thể thiếu khâu thiết kế thi công sân khấu và hội trường. Thông thường bên cho thuê sẽ dành cho chúng ta nửa ngày để có thể hoàn thành công việc này. Tuy nhiên, nếu trước khi bạn thuê có một chương trình đang chạy thì sẽ khá khó khăn. Trong trường hợp bạn cần nhiều thời gian cho set-up thì nên chọn phòng khác hoặc thuê địa điểm khác. Ngoài ra, hãy hỏi kĩ ban quản lí xem thời gian set up có được miễn phí hay là không.

Địa điểm đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm nên lưu ý đến những vấn đề trên đây để đảm bảo sự kiện diễn ra được thuận lợi và an toàn nhất. Chúc bạn thành công!