Hạn chế rủi ro cho sự kiện đến mức thấp nhất là nhiệm vụ của những người điều hành. Tuy nhiên, làm thế nào để có được kết quả này. 4 bí quyết dưới đây có thể giúp bạn.
Kiểm soát lượng người ra vào sự kiện
Để có thể kiếm soát tốt an ninh cho sự kiện thì việc đầu tiên là bạn phải kiếm soát thật tốt lượng người ra vào sự kiện. Nhất là những sự kiện cộng đồng và đông người tham gia thì nguy cơ kẻ gian vô tình trà trộn để thực hiện hành vi trộm cắp, cướp giật là rất cao… Do đó, đối với sự kiện có vé mới thì hãy yêu cầu khách mời cung cấp vé cũng như các thông tin cá nhân mới được vào bên trong. Với những sự kiện tự do thì nên bố trí đội ngũ an ninh đông đảo để có thể phát hiện được kẻ khả nghi, đồng thời dễ dàng kiểm soát tình hình nếu chẳng may xảy ra tình huống bất trắc.
Tìm hiểu thêm kiến thức tổ chức sự kiện:
Luôn sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp
Dù đang trong tình trạng an toàn thì không có nghĩa là những rủi ro sẽ không xảy đến. Vì vậy, bạn hãy luôn đề cao cảnh giác và sẵn sàng đối phó với tình huống khẩn cấp có thể xảy ra. Một số việc bạn nên làm là:
– Quan sát kĩ lối thoát hiểm, nơi đặt dụng cụ chữa cháy tại địa điểm tổ chức sự kiện.
– Kiểm tra kĩ về vấn đề an toàn tại nơi tổ chức.
– Có sẵn số cảnh sát, số xe cứu thương nơi gần nhất để sử dụng kịp thời trong tình huống nguy cấp.
– Kiểm tra những khu vực thiếu an toàn và yêu cầu bên cho thuê xử lý kịp thời.
– Xem xét các vấn đề về nguồn điện, âm thanh, ánh sáng để hạn chế các vấn đề về cháy nổ.
Theo dõi tin tức về thời tiết
Việc này có vai trò rất quan trọng đối với công tác tổ chức sự kiện nhất là sự kiện ngoài trời. Không chỉ ảnh hưởng đến số lượng người tham dự mà thời tiết còn ảnh hưởng đến vấn đề an toàn của chính sự kiện đó.
Trong trường hợp chỉ có mưa nhỏ thì sự kiện vẫn có thể diễn ra một cách bình thường. Tuy nhiên, nếu thời tiết quá xấu thì hãy nghĩ ngay đến việc tạm dừng và chuyển dời sự kiện sang một ngày khác.
Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên
Người điều phối sự kiện và tất cả thành viên trong ekip tổ chức đều phải nắm được tất cả các nguyên tắc an toàn và cách xử lý khi gặp rủi ro. Do đó việc đào tạo là cần thiết nhằm cung cấp kiến thức và kĩ năng cho mọi người. Đồng thời, yêu cầu mọi người luôn đề cao cảnh giác và không được phép lơ dù chỉ một phút.
Với 4 bí quyết trên đây, hi vọng mọi người đã có cho mình những kiến thức mới về tổ chức sự kiện. Nếu đang tìm đối tác để tổ chức chương trình chất lượng, quý khách vui lòng liên hệ với AzEvent để được tư vấn cụ thể nhất.
- Công ty TNHH Truyền thông và Tổ chức sự kiện Số 1
- Địa chỉ: Chung cư C37 Bắc Hà Tower, 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Hotline: 09123.86968 – 0904.696.889
- Website: AzEvent.vn
