Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ quen thuộc nhưng bạn có bao giờ tự hỏi làm nghề này là phải làm những công việc gì chưa? Nếu có cùng thắc mắc trên thì bài viết dưới đây là câu trả lời dành cho bạn.
Tạo thông điệp:
Chủ đề của sự kiện là yếu tố đầu tiên bạn phải làm nếu tổ chức một sự kiện. Việc này sẽ quyết định đến cách thức tổ chức sự kiện, thuê diễn giả, mới khách mời, truyền thông, sử dụng trang thiết bị…
Dự trù kinh phí:
Người tổ chức sự kiện cần hoạch định ngân sách cho mỗi sự kiện và sử dụng ngân sách được chi cho các hạng mục thật hợp lý. Với một số lượng kinh phí nhất định, bạn phải biết được nên đầu tư cho những hạng mục nào và hạng mục nào không thật sự cần thiết để bỏ qua.
Xác định địa điểm:
Người tổ chức sự kiện cũng có trách nhiệm lựa chọn địa điểm khi có yêu cầu. Để chọn được nơi tổ chức thích hợp, bạn phải tiến hành khảo sát và cân nhắc trên nhiều tiêu chí như: vị trí, kích thước, phục vụ, âm thanh, ánh sáng, an ninh…
Hậu cần:
Công việc hậu cần cho sự kiện bao gồm mua sắm trang thiết bị, công tác vận chuyển, đặt phòng, đăng kí tổ chức sự kiện, lên thực đơn…Trước mỗi chương trình, bạn có nhiệm vụ kiểm tra lại kĩ càng để xem các hạng mục đã chuẩn bị đầy đủ chưa. Nếu còn thiếu phải ngay lập tức bổ sung đúng với yêu cầu trong hợp đồng cam kết.
Báo cáo:
Người tổ chức sự kiện cũng phải có kĩ năng báo cáo để trình bày cho khách hàng và cấp trên biết về kết quả tổ chức. Những báo cáo bao gồm: báo cáo về ngân sách, về sự hài lòng của khách hàng, về mức độ quan tâm của công chúng, về công tác truyền thông- báo chí…
Thường xuyên di chuyển:
Tổ chức sự kiện đồng nghĩa với việc bạn phải thường xuyên di chuyển theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, bạn phải có một sức khỏe tốt và có thể sắp xếp thời gian linh hoạt. Ngoài ra, khi tổ chức một sự kiện yêu cầu bạn phải giám sát từ đầu đến cuối nên khá căng thẳng. Giờ giấc sinh hoạt trong quá trình sự kiện diễn ra cũng bị đảo lộn, thậm chí đến việc ăn ngủ cũng không đúng giờ và đầy đủ. Tuy nhiên, đó là điều diễn ra thường xuyên và không có cách nào thay đổi được khi theo nghề này.
Tổ chức sự kiện là nghề mang đến nhiều niềm vui nhưng cũng không thiếu khó khăn và áp lực. Vì vậy, trước khi xác định theo nghề cần cân nhắc thật kĩ những kĩ năng cũng như khả năng của bản thân mình. Và khi đã đến với nghề thì cần lao động một cách nghiêm túc để mang lại giá trị tốt đẹp cho bản thân lẫn khách hàng đã tin tưởng.
