Tổ chức hội nghị, hội thảo là công việc quan trọng do đó ban tổ chức cần phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi tiến hành. Sau đây là 5 bước để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công.
Xây dựng chủ đề
Chủ đề của sự kiện chính là mục đích của việc tổ chức. Khi nhìn vào chủ đề đó, các khách mời cũng biết được họ sẽ nhận được gì từ sự kiện mình tham gia. Đối với những sự kiện mất phí thì việc chọn một chủ đề hot sẽ thu hút hơn sự chú ý của công chúng. Nếu còn phân vân trong quá trình lựa chọn chủ đề thì bạn có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để biết được vấn đề mà độc giả đang quan tâm hiện nay.
Lựa chọn diễn giả
Diễn giả là linh hồn của hội nghị hội thảo. Những người có tiếng tăm sẽ có sức hút tốt hơn tuy nhiên giá cả lại rất cao. Do đó, bạn cần cân nhắc thật kĩ để vừa chọn được diễn giả chất lượng vừa phù hợp với kinh phí hiện có.
Khi chọn được diễn giả rồi, việc tiếp theo là trao đổi với họ về nội dung và kịch bản chương trình. Đã có nhiều trường hợp chương trình bị “bể” do diễn giả không chú ý đến thời lượng. Khi đó ban tổ chức phải có biện pháp nhắc nhở để chương trình diễn ra đúng hướng như đã định trước.
Lựa chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cần phù hợp với nội dung cũng như đối tượng khách mời. Nếu là hội thảo về một vấn đề vĩ mô và khách mời là những doanh nhân, lãnh đạo cao cấp thì địa điểm tổ chức cũng cần xứng tầm đẳng cấp của họ. Do đó các khách sạn 5 sao là lựa chọn tối ưu. Còn nếu chương trình dành cho sinh viên, người mới đi làm thì có thể chọn không gian rộng rãi của một quán cà phê, một hội trường lớn nào đó để tiến hành.
Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông giúp sự kiện có thể tiếp cận được với công chúng. Một số kênh hiệu quả cho việc truyền thông như: báo chí, mạng xã hội, diễn đàn… Ngoài ra, bạn cũng có thể gọi điện trực tiếp để mời khách đến tham dự. Thời gian truyền thông nên trước 1 tháng và có thể hơn đối với các sản phẩm có bán vé. Trong quá trình truyền thông, bạn có thể áp dụng hình thức đăng kí và đóng tiền trực tuyến để khách hàng giữ chỗ, đồng thời cũng hạn chế việc họ lãng quên sự kiện của bạn sau thời gian dài đọc tin.
Xin giấy phép
Hội nghị, hội thảo là những sự kiện phải xin cấp giấy phép. Việc này nên tiến hành sớm để không lỡ thời gian tổ chức chương trình. Giấy phép được cấp tại Sở Văn hóa- thể thao và du lịch tại các tỉnh, thành phố.
Trên đây là 5 bước chính để tổ chức hội nghị, hội thảo. Nếu bạn đang có ý định tổ chức chương trình thì có thể tham khảo để chuẩn bị cho event một cách tốt nhất.
