Kế hoạch tổ chức event được xây dựng hoàn hảo sẽ giúp kiểm soát được rủi ro một cách tốt nhất. Dưới đây là 4 bí quyết giúp xây dựng kế hoạch chất lượng.
Sắp xếp công việc hợp lý
Sự kiện càng quy mô, bạn lại càng cảm thấy mệt mỏi khi bao quanh mình là những côn việc nhỏ không tên. Do đó, để không bị quá sức, bạn nên nhìn thấy trọng tâm của vấn để và chọn lọc các công việc quan trọng cần thiết nhất.
Đừng quá chú tâm vào những hoạt động nhỏ. Chúng có thể ngốn hết thời gian của bạn trong khi nhiều việc khác vẫn chưa hoàn thành. Phân công công việc theo nhóm và giao chúng cho người phụ trách chính là điều cần thiết.
Tìm hiểu thêm kiến thức tổ chức sự kiện:
Quan tâm đến thái độ của khách mời
Sự kiện càng lớn, càng chuyên nghiệp thì khách mời lại cần được phục vụ một cách tốt nhất. Điều này thể hiện ở khâu đón tiếp, dịch vụ ăn uống, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật… Khách mời là đối tượng khách quan nhất khi đánh giá về dịch vụ của bạn. Nếu để lại ấn tượng tốt họ sẽ đánh giá tốt và ngược lại. Do đó, trước khi tổ chức sự kiện cần làm việc kĩ với nhà cung cấp để đảm bảo uy tín cho thương hiệu.
Luôn có hợp đồng rõ ràng
Mọi khâu tổ chức sự kiện đều phải ghi thật rõ ràng trong hợp đồng. Dù đó là các việc nhỏ nhặt như dịch vụ vệ sinh, chỗ ngồi, ngày giờ set-up… Văn bản được hể hiện bằng giấy trắng, mực đen sẽ là cơ sở để đánh giá chất lượng sau sự kiện.
Giải quyết mọi việc bằng miệng có thể sẽ mang lại cho bạn nhiều sự thất vọng dù đó là đầu mối thân quen đi chăng nữa. Trong trường hợp có tranh cãi thì hợp đồng chính là giấy tờ pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất.
Tiết kiệm
Trước khi sự kiện diễn ra thì bạn sẽ được cung cấp một nguồn ngân sách nhất định. Và dĩ nhiên khách hàng sẽ rất hài lòng nếu như bạn tiết kiệm tiền cho họ. Vì vậy, hãy luôn có trong đầu số tiền tối thiều và tối đa có thể chi tiêu cho các hạng mục. Những thứ cơ bản thường có giá sẵn. Bạn chỉ có thể tiết kiệm về dich vụ đi kèm như ăn uống, tiết mục văn nghệ, thuê MC…
Trên đây là những gợi ý để xây dựng kế hoạch sự kiện hoàn hảo. Hãy tham khảo và áp dụng ngay bạn nhé!
