Muốn một sự kiện diễn ra suôn sẻ thì người tổ chức cần chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo. Dưới đây là 3 công việc bạn chớ quên trước khi sự kiện bắt đầu.
Xây dựng chủ đề sự kiện:
Mỗi sự kiện cần một chủ đề khác nhau. Các yếu tố tác động đến chủ đề là: quy mô tổ chức, ý kiến phía khách hàng, văn hóa, khả năng của người tổ chức… Ý tưởng được phép kế thừa, phát triển những không được phép lặp lại. Vì điều này khiến cho khách hàng đánh giá thấp năng lực của ban tổ chức, còn phía người tạo ra ý tưởng cũng không có được cảm hứng cần thiết để xây dựng được sự kiện tốt nhất.
Xây dựng kịch bản chương trình:
Kịch bản là những nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện. Việc trình bày ra giấy giúp ban tổ chức kiểm soát được thời lượng, nội dung và dễ dàng phát hiện ra những bất cập để tiến hành sữa chữa.
Khi đã hoàn thành, kịch bản phải gửi đến khách hàng để họ duyệt và bổ sung ý kiến. Trong trường hợp tham gia đấu thầu thì kịch bản chính là một trong những hồ sơ để công ty dự thầu. Do đó, việc xây dựng kịch bản cần được đầu tư kĩ lưỡng về chất xám và công sức. Sáng tạo là điều cần thiết làm nên kịch bản thành công. Đồng thời, văn bản này nên trình bày chi tiết, rõ ràng, mạch lạc và tránh các lỗi sai về chính tả.
Bố trí nhân sự:
Tổ chức sự kiện bao gồm một ekip đảm nhận ở nhiều lĩnh vực khác nhau như: thiết kế, sale, kĩ thuật, quản lý, kế toán, truyền thông… Do đó, để chương trình diễn ra suôn sẻ thì cần phân công công việc cho từng người thật cụ thể. Chẳng hạn như phòng thiết kế sẽ phải thiết kế những ấn phẩm nào, hạn giao nộp sản phẩm chính thức; phòng kỹ thuật sẽ set-up hiện trường tổ chức vào ngày giờ nào cụ thể.
Song song với việc phân công là kiểm tra và đốc thúc tiến độ công việc. Nếu có bộ phận nào chậm trễ cần kiểm điểm nghiêm túc và có phương án hỗ trợ để không làm lỡ việc phía đối tác.
Tổ chức sự kiện là công việc bao gồm nhiều công đoạn. Trên đây là 3 hạng mục cần hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra chính thức. Làm tốt phần việc này không chỉ giúp sự kiện diễn ra thành công mà còn nâng cao uy tín và hình ảnh cho công ty của bạn.
