Trong bối cảnh thị trường bất động sản phía Nam Hà Nội bước vào giai đoạn tăng trưởng sôi động, những buổi lễ kick-off không chỉ đơn thuần là nghi thức khởi động bán hàng mà đã trở thành đòn bẩy chiến lược, quyết định trực tiếp đến tốc độ hấp thụ sản phẩm và tinh thần chiến đấu của toàn bộ hệ thống phân phối. Sáng ngày 15/05/2020, AzEvent đã vinh dự đồng hành cùng Liên danh Chủ đầu tư Xuân Mai Corp và Công ty Sản xuất Bao bì & Hàng xuất khẩu tổ chức thành công Lễ Kick-Off dự án căn hộ Rose Town 79 Ngọc Hồi, một trong những sự kiện ra quân bất động sản có quy mô ấn tượng tại khu vực Hoàng Mai đầu năm 2020.
Với hơn 300 chuyên viên tư vấn tinh nhuệ đến từ các sàn giao dịch bất động sản hàng đầu miền Bắc, chương trình được dàn dựng theo tinh thần “truyền lửa – bùng nổ doanh số”, kết hợp giữa nghi thức trang trọng của chủ đầu tư và không khí máu lửa của một đội quân bán hàng chuyên nghiệp. AzEvent với vai trò tổng đạo diễn đã thiết lập trọn vẹn hệ sinh thái sự kiện, từ ý tưởng dàn dựng, thi công sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng cho tới điều phối kịch bản chi tiết theo từng phút.
Bối cảnh, quy mô và những yêu cầu khắt khe trong công tác tổ chức
Rose Town 79 Ngọc Hồi là dự án căn hộ chiến lược của Xuân Mai Corp – thương hiệu đã ghi dấu ấn tại hàng loạt khu đô thị lớn phía Bắc. Việc lựa chọn thời điểm ra quân vào giữa tháng 5/2020, ngay sau giai đoạn giãn cách xã hội, đặt ra thách thức kép cho đơn vị tổ chức: vừa phải tạo được không khí bùng nổ để “hâm nóng” thị trường, vừa phải đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉn chu đúng chuẩn nghi thức của một liên danh chủ đầu tư uy tín.
Sự kiện được tổ chức trực tiếp tại phòng bán hàng dự án ở số 79 Ngọc Hồi, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội. Việc dàn dựng ngay tại “đại bản doanh” bán hàng mang lại lợi thế đặc biệt về mặt trải nghiệm, giúp đội ngũ tư vấn cảm nhận trực tiếp không gian sản phẩm, nhưng đồng thời cũng đặt AzEvent trước bài toán khó về mặt bằng: làm sao biến một khu vực showroom giới hạn thành sân khấu đủ sức chứa và truyền cảm hứng cho hơn 300 chuyên viên.
Các yêu cầu khắt khe được chủ đầu tư đặt ra ngay từ giai đoạn brief bao gồm:
- Tính thương hiệu: Toàn bộ hạng mục backdrop, standee, tài liệu phải bám sát bộ nhận diện của Rose Town 79 Ngọc Hồi và liên danh Xuân Mai Corp.
- Tính lan tỏa: Sân khấu phải đủ tầm vóc để truyền tải thông điệp ra quân, kích hoạt tinh thần chiến đấu của đội ngũ sales.
- Tính chính xác: Kịch bản phải khớp từng phút với sự xuất hiện của lãnh đạo cấp cao, các giám đốc sàn và MC dẫn dắt.
- Tính an toàn: Đảm bảo giãn cách, phòng dịch và các quy định về an toàn PCCC trong khu vực đông người.
Giải pháp dàn dựng không gian và kỹ thuật sự kiện của AzEvent
Để hiện thực hóa kỳ vọng của liên danh chủ đầu tư, đội ngũ AzEvent đã triển khai giải pháp tổ chức khép kín theo mô hình “one-stop service”, đảm bảo mọi hạng mục đều được kiểm soát bởi một tổng đạo diễn duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin và tối ưu tốc độ xử lý phát sinh tại hiện trường.
Thiết kế 3D và concept sân khấu chính
Trước khi thi công, toàn bộ không gian sự kiện được dựng mô phỏng 3D chi tiết, mô tả rõ chiều cao sân khấu, vị trí màn hình LED, các cụm trellis đèn moving head và luồng di chuyển của khách mời. Concept chủ đạo lấy tông hồng phấn – vàng đồng làm màu nhận diện, phản chiếu tinh thần “Rose Town” đồng thời tạo cảm giác sang trọng, hiện đại. Backdrop sân khấu được thiết kế với hình ảnh phối cảnh dự án làm điểm nhấn thị giác, giúp đội ngũ tư vấn ghi nhớ sâu về sản phẩm ngay từ khoảnh khắc bước chân vào hội trường.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng và hình ảnh
Với đặc thù kick-off cần “truyền lửa”, AzEvent đầu tư hệ thống line-array công suất lớn đảm bảo âm bass mạnh, tiếng vocal rõ ràng đến từng vị trí khán giả. Hệ thống ánh sáng gồm dàn moving beam, moving wash, par LED và hiệu ứng khói lạnh CO2 được lập trình đồng bộ với cue nhạc, giúp tạo nên những khoảnh khắc bùng nổ đúng vào các điểm cao trào của chương trình. Hai màn hình LED P3 hai bên cánh gà cùng màn LED chính giữa sân khấu đảm bảo mọi thông điệp hình ảnh, video giới thiệu dự án đều được truyền tải sắc nét đến toàn bộ khán phòng.
Khu vực đón tiếp và trải nghiệm khách mời
Cổng chào được thiết kế theo phong cách hoa hồng cách điệu, kết hợp cùng backdrop check-in đặt tại sảnh chính. Đội ngũ lễ tân trong đồng phục thống nhất phụ trách hướng dẫn, phát tài liệu và gắn thẻ đại biểu theo từng nhóm sàn phân phối. Cách phân luồng này giúp việc điểm danh, ổn định vị trí ngồi diễn ra chỉ trong vòng 20 phút dù số lượng khách lên tới hơn 300 người.
Điều phối nhân sự và kiểm soát hiện trường
AzEvent bố trí một ê-kíp gồm tổng đạo diễn, đạo diễn sân khấu, giám sát kỹ thuật, quản lý hậu cần, đội PG-PB và đội hỗ trợ hiện trường. Mỗi nhân sự được trang bị bộ đàm và bảng phân công theo timeline chi tiết đến từng phút. Trước giờ G, đội ngũ tiến hành ba lượt tổng duyệt (rehearsal) bao gồm chạy nhạc, chạy ánh sáng và chạy kịch bản MC để đảm bảo mọi mắt xích khớp nối chuẩn xác.
Diễn biến chương trình và những khoảnh khắc nghi lễ trọng tâm
Chương trình chính thức khởi động lúc 8h30 sáng bằng tiết mục nhảy hiện đại của nhóm vũ đoàn chuyên nghiệp, ngay lập tức “kéo” không khí hội trường lên cao trào. Sau phần chào mừng, MC dẫn dắt khách mời bước vào các nghi thức trọng tâm.
Đại diện lãnh đạo Xuân Mai Corp và Công ty Sản xuất Bao bì & Hàng xuất khẩu lên sân khấu phát biểu, chia sẻ tầm nhìn chiến lược của dự án Rose Town 79 Ngọc Hồi, cam kết chính sách bán hàng và những giá trị cốt lõi mà liên danh chủ đầu tư mang đến. Tiếp theo là phần giới thiệu chi tiết về sản phẩm, mặt bằng, chính sách hoa hồng và cơ chế thưởng nóng dành cho các sàn phân phối.
Khoảnh khắc được chờ đợi nhất là nghi thức ra quân: đại diện các sàn phân phối cùng lãnh đạo liên danh chủ đầu tư đồng loạt bước lên sân khấu, thực hiện nghi thức nhấn nút khởi động chiến dịch bán hàng. Hiệu ứng pháo giấy, khói lạnh và ánh sáng đồng loạt bùng nổ tạo nên khung hình biểu tượng, được ghi lại bởi ê-kíp media để phục vụ truyền thông hậu sự kiện. Ngay sau đó, đại diện các sàn lần lượt lên cam kết chỉ tiêu bán hàng – một nghi thức mang tính “quân lệnh” giúp gia tăng trách nhiệm và tinh thần thi đua giữa các đơn vị phân phối.
Chương trình khép lại bằng phần giao lưu, teambuilding nhẹ và tiệc nhẹ networking, tạo cơ hội để các chuyên viên tư vấn kết nối, trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ chiến lược tiếp cận khách hàng cho giai đoạn triển khai sắp tới.
Cẩm nang và checklist tiêu chuẩn tổ chức sự kiện kick-off chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Từ kinh nghiệm thực chiến qua hàng trăm lễ ra quân bất động sản, AzEvent đúc kết bộ cẩm nang chuẩn hóa dành cho các doanh nghiệp và chủ đầu tư đang chuẩn bị triển khai chiến dịch bán hàng. Đây là quy trình đã được kiểm chứng qua thực tế tổ chức tại sự kiện Rose Town 79 Ngọc Hồi và nhiều dự án khác.
1. Hoạch định chiến lược (trước 30 ngày)
- Xác định rõ mục tiêu cốt lõi: ra mắt sản phẩm, công bố chính sách hay kích hoạt bán hàng.
- Chốt quy mô, đối tượng khách mời và ngân sách tổng thể.
- Xây dựng concept và thông điệp chủ đạo xuyên suốt chương trình.
- Lựa chọn địa điểm phù hợp – ưu tiên tổ chức ngay tại showroom hoặc dự án để tăng trải nghiệm.
2. Thiết kế và tiền sản xuất (trước 15 ngày)
- Dựng phối cảnh 3D toàn bộ không gian, gửi chủ đầu tư duyệt.
- Thiết kế bộ ấn phẩm: backdrop, standee, thẻ đại biểu, tài liệu, thư mời.
- Xây dựng kịch bản MC, kịch bản đạo diễn và kịch bản kỹ thuật (timeline âm thanh, ánh sáng, video).
- Casting MC, vũ đoàn, ca sĩ và các nhân sự biểu diễn.
3. Thi công và tổng duyệt (trước 3 ngày đến G-1)
- Thi công sân khấu, lắp đặt LED, âm thanh, ánh sáng theo đúng bản vẽ.
- Chạy test toàn bộ thiết bị, kiểm tra nguồn điện dự phòng và phương án backup.
- Tổng duyệt kịch bản ít nhất hai lần: một lần kỹ thuật, một lần chạy chương trình cùng MC và khách mời chính.
- Rà soát checklist an toàn: PCCC, y tế, an ninh, phòng dịch.
4. Vận hành ngày sự kiện (D-Day)
- Đội đón tiếp có mặt trước 2 tiếng, kiểm tra khu vực check-in.
- Điều phối viên chính giữ bộ đàm liên lạc liên tục với các trưởng bộ phận.
- Chuẩn bị phương án dự phòng cho ba tình huống: mất điện, thiếu ghế, khách VIP đến muộn.
- Ê-kíp media ghi hình liên tục để phục vụ truyền thông ngay sau sự kiện.
5. Hậu sự kiện
- Bàn giao bộ ảnh, video biên tập trong vòng 24-48 giờ.
- Tổng kết, đánh giá hiệu quả dựa trên KPI cam kết bán hàng và mức độ hài lòng của khách mời.
- Lưu trữ hồ sơ sự kiện làm tư liệu tham chiếu cho các chiến dịch tiếp theo.
Dấu ấn AzEvent và lời cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp
Thành công của Lễ Kick-Off dự án Rose Town 79 Ngọc Hồi không chỉ được đo lường bằng con số hơn 300 chuyên viên tư vấn tham dự, mà còn ở tinh thần chiến đấu bùng nổ được truyền tải xuyên suốt và những cam kết doanh số thực chất của các sàn phân phối. Đây là minh chứng cho triết lý tổ chức của AzEvent: mỗi sự kiện không chỉ là một chương trình, mà là một mắt xích chiến lược trong hành trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm đồng hành cùng các thương hiệu bất động sản, tài chính và sản xuất hàng đầu, AzEvent tự hào là đối tác được nhiều liên danh chủ đầu tư lớn tin tưởng lựa chọn cho các sự kiện kick-off, lễ ra quân, lễ mở bán và hội nghị khách hàng quy mô. Sự tỉ mỉ trong từng chi tiết, khả năng ứng biến linh hoạt tại hiện trường và tư duy sáng tạo bám sát mục tiêu kinh doanh là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi cam kết mang đến trong mọi dự án hợp tác.
