Ngày 11/09/2018 đã ghi dấu một cột mốc đáng nhớ trong bản đồ thu hút đầu tư trực tiếp nước ngoài của thành phố Cảng khi Lễ khánh thành Nhà máy sản xuất găng tay cao cấp Hestra Matsuoka Việt Nam chính thức được cử hành trọng thể tại Khu công nghiệp Nomura, Hải Phòng. Đây không đơn thuần là buổi lễ đưa vào vận hành một cơ sở sản xuất, mà còn là dự án đầu tiên của Vương quốc Thụy Điển tại Hải Phòng, với tổng mức đầu tư từ 2,5 đến 3,5 triệu USD, đánh dấu bước ngoặt hợp tác kinh tế Việt Nam – Bắc Âu tại vùng duyên hải Đông Bắc Bộ. Trong sự kiện mang tầm vóc ngoại giao và công nghiệp này, AzEvent vinh dự là đơn vị đồng hành tổ chức trọn gói, chịu trách nhiệm toàn bộ khâu thiết kế ý tưởng, dàn dựng không gian, kỹ thuật sự kiện và điều phối nghi lễ theo chuẩn quốc tế.
Sáng 11/9 tại KCN Nomura Hải Phòng, AzEvent phối hợp cùng Công ty Hestra Matsuoka Việt Nam tổ chức Lễ khánh thành Nhà máy sản xuất găng tay Hestra Matsuoka Việt Nam, nhà máy đầu tiên của Thụy Điển tại Hải Phòng với tổng mức đầu tư hơn 2,5 triệu đô la Mỹ.
Bối cảnh, quy mô và yêu cầu khắt khe trong công tác tổ chức
Hestra Matsuoka là thương hiệu găng tay cao cấp có bề dày hơn một thế kỷ, được biết đến là biểu tượng của ngành thủ công tinh xảo Thụy Điển. Việc doanh nghiệp này lựa chọn Hải Phòng làm điểm đến đầu tiên tại Việt Nam thể hiện sự đánh giá cao đối với năng lực nhân lực, hạ tầng công nghiệp và môi trường đầu tư của thành phố. Chính vì tính chất “đầu tiên” và “biểu tượng” ấy, buổi lễ khánh thành đòi hỏi một tiêu chuẩn tổ chức vượt trội so với các sự kiện thương mại thông thường.
Danh sách khách mời của chương trình quy tụ những nhân vật quan trọng: ông Nguyễn Văn Thành – Phó Chủ tịch UBND TP Hải Phòng, ngài Pereric Hogberg – Đại sứ đặc mệnh toàn quyền Vương quốc Thụy Điển tại Việt Nam, ông Anton Magnusson – Chủ tịch Hestra Matsuoka, cùng đại diện Ban Quản lý Khu Kinh tế Hải Phòng, các đối tác Nhật Bản, Thụy Điển và hơn 200 khách mời trong nước – quốc tế. Với thành phần khách mời cấp ngoại giao và lãnh đạo cấp cao, AzEvent xác định ngay từ giai đoạn khởi động rằng sự kiện phải đáp ứng đồng thời ba tiêu chí: trang trọng ngoại giao – chuẩn mực công nghiệp – tinh tế văn hóa đa quốc gia.
Những thách thức nổi bật mà đội ngũ tổ chức phải giải quyết bao gồm:
- Hài hòa yếu tố văn hóa ba nền (Việt Nam – Thụy Điển – Nhật Bản) trong thiết kế nhận diện, kịch bản và nghi lễ.
- Bố trí không gian sự kiện ngay trong khuôn viên nhà máy đang hoàn thiện, đòi hỏi giải pháp che phủ, cách âm và an toàn kỹ thuật.
- Đảm bảo công tác lễ tân, phiên dịch song ngữ Anh – Việt, hậu cần ngoại giao đạt chuẩn tiếp đón cấp Đại sứ.
- Tuân thủ nghiêm ngặt thời gian nghi lễ theo phong cách Bắc Âu: đúng giờ, tinh gọn, đề cao chất lượng nội dung hơn hình thức phô trương.
Giải pháp dàn dựng không gian và kỹ thuật sự kiện của AzEvent
Xuất phát từ yêu cầu đặc thù, AzEvent triển khai một quy trình dàn dựng khép kín, tích hợp thiết kế 3D concept với thi công thực địa nhằm kiểm soát trọn vẹn chất lượng trải nghiệm sự kiện.
Thiết kế 3D và ngôn ngữ hình ảnh chủ đạo
Đội ngũ thiết kế của AzEvent xây dựng bộ concept 3D dựa trên bảng màu xanh dương – trắng – vàng đồng, lấy cảm hứng từ quốc kỳ Thụy Điển kết hợp tinh thần công nghiệp hiện đại. Mọi hạng mục từ backdrop sân khấu, cổng chào, standee định hướng đến brochure sản phẩm đều được mô phỏng trên phần mềm 3D, giúp chủ đầu tư hình dung chính xác không gian trước khi thi công, đồng thời tối ưu hóa chi phí phát sinh do chỉnh sửa.
Hệ thống âm thanh – ánh sáng và trình chiếu
Toàn bộ hệ thống kỹ thuật được triển khai theo tiêu chuẩn sự kiện quốc tế: dàn loa Line Array công suất phù hợp không gian bán ngoài trời, mixer kỹ thuật số điều phối đồng thời micro cho MC song ngữ và các diễn giả. Hệ thống ánh sáng gồm đèn Moving Head, Par LED và Follow Spot bố trí đa lớp, kết hợp màn hình LED P3 kích thước lớn trình chiếu video giới thiệu tập đoàn, phóng sự hành trình đầu tư và các thông điệp chào mừng.
Khu vực đón tiếp và lễ tân ngoại giao
Khu vực đón tiếp được thiết kế thành ba lớp chức năng: cổng bóng bay chào mừng in song ngữ – bàn check-in phân luồng theo nhóm khách (lãnh đạo, ngoại giao, đối tác, báo chí) – khu vực welcome tea với đồ uống nhẹ và bánh Fika mang phong cách Thụy Điển. Đội ngũ lễ tân được đào tạo giao tiếp cơ bản tiếng Anh, mặc đồng phục thiết kế riêng, đeo băng nghi thức và cầm bảng chỉ dẫn hoàn toàn song ngữ.
Sân khấu chính và khu vực nghi lễ cắt băng
Sân khấu chính được dựng với chiều rộng 12m, độ cao 0,8m, backdrop LED tràn viền tạo cảm giác sang trọng. Khu vực cắt băng khánh thành bố trí ngay trước cửa chính nhà máy, sử dụng dải lụa đỏ dài 6m với 6 nơ nghi lễ tương ứng số lượng khách mời VIP thực hiện nghi thức. Đội ngũ AzEvent bố trí thêm hai camera cinema và một flycam để ghi hình đa góc, phục vụ truyền thông sau sự kiện.
Điều phối nhân sự và kịch bản vận hành
Sự kiện huy động hơn 40 nhân sự vận hành, được phân chia thành 6 tổ: tổ kỹ thuật, tổ lễ tân, tổ hậu cần, tổ an ninh, tổ truyền thông và tổ điều phối tổng. Mỗi tổ có trưởng nhóm nhận lệnh trực tiếp từ Event Director của AzEvent qua bộ đàm chuyên dụng. Kịch bản MC song ngữ được duyệt qua ba vòng bởi đại diện Hestra Matsuoka, Đại sứ quán Thụy Điển và AzEvent nhằm đảm bảo chuẩn xác về nghi thức ngoại giao.
Diễn biến chương trình và những khoảnh khắc nghi lễ trọng tâm
Đúng 9h00 sáng, chương trình chính thức khai mạc bằng tiết mục nghệ thuật múa trống hội mang đậm bản sắc Việt Nam, tạo sự khởi đầu ấn tượng và giàu cảm xúc cho khách mời quốc tế. MC song ngữ tiếp nối với phần giới thiệu đại biểu theo đúng thứ tự lễ tân ngoại giao, đảm bảo tôn trọng vị thế của Đại sứ Thụy Điển và Phó Chủ tịch UBND thành phố.
Các khoảnh khắc nghi lễ trọng tâm diễn ra tuần tự và mạch lạc:
- Phát biểu chào mừng của ông Anton Magnusson – Chủ tịch Hestra Matsuoka, chia sẻ hành trình lựa chọn Hải Phòng làm điểm đến đầu tư và cam kết phát triển bền vững.
- Phát biểu chúc mừng của Phó Chủ tịch UBND TP Hải Phòng Nguyễn Văn Thành, khẳng định thành phố sẵn sàng đồng hành cùng nhà đầu tư Thụy Điển.
- Bài phát biểu của Đại sứ Pereric Hogberg nhấn mạnh ý nghĩa quan hệ ngoại giao Việt Nam – Thụy Điển sau gần 50 năm thiết lập.
- Nghi thức cắt băng khánh thành – khoảnh khắc trung tâm với sự tham dự của toàn bộ đại biểu VIP, được ghi hình bằng hệ thống camera đa góc và flycam.
- Tham quan dây chuyền sản xuất – đoàn khách mời được hướng dẫn tham quan xưởng may găng tay, tận mắt chứng kiến quy trình thủ công kết hợp công nghệ hiện đại.
Toàn bộ chương trình khép lại đúng thời lượng dự kiến 120 phút, không phát sinh sai sót kỹ thuật hay lệch lịch nghi lễ – một tiêu chí đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện có yếu tố ngoại giao Bắc Âu.
Cẩm nang và checklist tiêu chuẩn tổ chức sự kiện khánh thành nhà máy FDI
Từ kinh nghiệm thực chiến qua dự án Hestra Matsuoka, AzEvent đúc kết thành một bộ cẩm nang chuyên sâu dành cho các doanh nghiệp FDI và Ban tổ chức nội bộ khi chuẩn bị lễ khánh thành nhà máy có yếu tố quốc tế.
1. Khảo sát và hoạch định chiến lược (T-60 đến T-45 ngày)
- Khảo sát thực địa nhà máy, đo đạc mặt bằng, đánh giá hệ thống điện, thoát nước và phương án dự phòng thời tiết.
- Xác định danh sách khách mời cấp ngoại giao, chính quyền và đối tác, phân loại theo nghi thức lễ tân.
- Thống nhất concept chủ đạo, thông điệp truyền thông và bộ nhận diện sự kiện.
2. Thiết kế và phê duyệt (T-45 đến T-25 ngày)
- Dựng thiết kế 3D toàn bộ hạng mục, gửi duyệt qua tối thiểu hai vòng với chủ đầu tư và cơ quan ngoại giao (nếu có).
- Xây dựng kịch bản MC song ngữ chi tiết đến từng phút, kịch bản kỹ thuật cho tổ âm thanh – ánh sáng – LED.
- Thiết kế thư mời song ngữ, gửi đi trước tối thiểu 21 ngày cho khách VIP.
3. Thi công và tổng duyệt (T-15 đến T-1 ngày)
- Thi công backdrop, sân khấu, hệ thống kỹ thuật hoàn tất trước tối thiểu 24 giờ.
- Tổng duyệt kỹ thuật (technical rehearsal) và tổng duyệt kịch bản (dress rehearsal) với sự tham gia của đại diện chủ đầu tư.
- Kiểm tra phương án an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế và xe đưa đón khách VIP.
4. Vận hành ngày sự kiện (D-Day)
- Tổ điều phối tổng có mặt trước 4 giờ để kiểm tra lần cuối toàn bộ hạng mục.
- Đội lễ tân đón khách tại cổng chính, phân luồng theo thẻ định danh màu sắc.
- Event Director sử dụng bộ đàm điều phối 6 tổ vận hành theo cue-to-cue chuẩn xác từng phút.
- Chuẩn bị phương án ứng phó khẩn cấp cho ba tình huống: mất điện, thời tiết xấu, khách VIP đổi lịch.
5. Truyền thông hậu sự kiện (D+1 đến D+7)
- Biên tập video highlight, phóng sự truyền hình và bộ ảnh báo chí trong vòng 48 giờ.
- Gửi thư cảm ơn đến toàn bộ khách mời VIP kèm bộ ảnh kỷ niệm.
- Đánh giá sự kiện, tổng hợp báo cáo và bài học kinh nghiệm cho các dự án kế tiếp.
Sự kiện AzEvent đã tổ chức khác:
Dấu ấn AzEvent – Đồng hành cùng các dự án FDI tầm vóc quốc tế
Thành công của Lễ khánh thành Nhà máy Hestra Matsuoka Việt Nam không chỉ là niềm tự hào của chủ đầu tư Thụy Điển và chính quyền TP Hải Phòng, mà còn là minh chứng thuyết phục cho năng lực tổ chức sự kiện đạt chuẩn quốc tế của AzEvent. Từ khả năng thấu hiểu văn hóa đa quốc gia, làm việc chuẩn xác với các cơ quan ngoại giao, đến sự tinh tế trong từng chi tiết nghi lễ và kỹ thuật, đội ngũ AzEvent đã và đang trở thành đối tác được tin tưởng của nhiều doanh nghiệp FDI hàng đầu tại miền Bắc.
Với triết lý “Trọn vẹn cảm xúc – Chuẩn mực từng chi tiết”, AzEvent cam kết mang đến những chương trình lễ khánh thành, khai trương, động thổ và sự kiện doanh nghiệp không chỉ hoàn hảo về hình thức mà còn giàu chiều sâu chiến lược truyền thông. Dự án Hestra Matsuoka đã khép lại, nhưng dấu ấn về một buổi lễ chuẩn ngoại giao Bắc Âu tại Hải Phòng vẫn tiếp tục là nguồn cảm hứng cho những hành trình tổ chức sự kiện tầm vóc mà AzEvent kiến tạo cùng khách hàng của mình.
