5 bước tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo là công việc quan trọng do đó ban tổ chức cần phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi tiến hành. Sau đây là 5 bước để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công.

Xây dựng chủ đề

Chủ đề của sự kiện chính là mục đích của việc tổ chức. Khi nhìn vào chủ đề đó, các khách mời cũng biết được họ sẽ nhận được gì từ sự kiện mình tham gia. Đối với những sự kiện mất phí thì việc chọn một chủ đề hot sẽ thu hút hơn sự chú ý của công chúng. Nếu còn phân vân trong quá trình lựa chọn chủ đề thì bạn có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để biết được vấn đề mà độc giả đang quan tâm hiện nay.

Lựa chọn diễn giả

Diễn giả là linh hồn của hội nghị hội thảo. Những người có tiếng tăm sẽ có sức hút tốt hơn tuy nhiên giá cả lại rất cao. Do đó, bạn cần cân nhắc thật kĩ để vừa chọn được diễn giả chất lượng vừa phù hợp với kinh phí hiện có.

Khi chọn được diễn giả rồi, việc tiếp theo là trao đổi với họ về nội dung và kịch bản chương trình. Đã có nhiều trường hợp chương trình bị “bể” do diễn giả không chú ý đến thời lượng. Khi đó ban tổ chức phải có biện pháp nhắc nhở để chương trình diễn ra đúng hướng như đã định trước.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cần phù hợp với nội dung cũng như đối tượng khách mời. Nếu là hội thảo về một vấn đề vĩ mô và khách mời là những doanh nhân, lãnh đạo cao cấp thì địa điểm tổ chức cũng cần xứng tầm đẳng cấp của họ. Do đó các khách sạn 5 sao là lựa chọn tối ưu. Còn nếu chương trình dành cho sinh viên, người mới đi làm thì có thể chọn không gian rộng rãi của một quán cà phê, một hội trường lớn nào đó để tiến hành.

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông giúp sự kiện có thể tiếp cận được với công chúng. Một số kênh hiệu quả cho việc truyền thông như: báo chí, mạng xã hội, diễn đàn… Ngoài ra, bạn cũng có thể gọi điện trực tiếp để mời khách đến tham dự. Thời gian truyền thông nên trước 1 tháng và có thể hơn đối với các sản phẩm có bán vé. Trong quá trình truyền thông, bạn có thể áp dụng hình thức đăng kí và đóng tiền trực tuyến để khách hàng giữ chỗ, đồng thời cũng hạn chế việc họ lãng quên sự kiện của bạn sau thời gian dài đọc tin.

Xin giấy phép

Hội nghị, hội thảo là những sự kiện phải xin cấp giấy phép. Việc này nên tiến hành sớm để không lỡ thời gian tổ chức chương trình. Giấy phép được cấp tại Sở Văn hóa- thể thao và du lịch tại các tỉnh, thành phố.

Trên đây là 5 bước chính để tổ chức hội nghị, hội thảo. Nếu bạn đang có ý định tổ chức chương trình thì có thể tham khảo để chuẩn bị cho event một cách tốt nhất.

Continue Reading

Recent Posts

  • Sự kiện đã tổ chức

Đêm thơ Huyền thoại Trường Sơn: Trở về ký ức hào hùng của dân tộc

Tối 16/5, Chương trình giao lưu nghệ thuật Huyền thoại Trường Sơn do Hội Truyền thống Trường Sơn – Đường…

3 days ago
  • MC
  • Nhân sự

MC TRẦN HOÀNG ANH – VTC

MC TRẦN HOÀNG ANH - VTC Tên đầy đủ: Trần Hoàng Anh Sinh năm: 1992 Quê quán: Thành phố Hà…

1 month ago
  • MC
  • Nhân sự

MC Khúc Anh

MC KHÚC ANH - MC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP Tên đầy đủ: Khúc Tuấn Anh Sinh năm: 1991 Với chiều…

1 month ago
  • MC
  • Nhân sự

MC Thiên An

Tên đầy đủ: Nguyễn Thế An Sinh năm: 1992 Lợi thế ngoại hình điển trai, giọng nói truyền cảm cùng…

1 month ago
  • MC
  • Nhân sự

MC TRẦN THANH TÙNG – VTV

Tên đầy đủ: Trần Thanh Tùng Sinh năm: 1985 Anh là thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, hiện…

1 month ago